Важные дела и срочные дела: Матрица приоритетов Эйзенхауэра как метод тайм-менеджмента

Больше чем тайм-менеджмент. Матрица приоритетов Эйзенхауэра

В первой части статьи я написал о том, почему гораздо важнее понимать, что ты хочешь, чем пытаться уместить максимум дел в свой день.

Здесь я хочу рассказать о том, как успевать – но не все, но то, что действительно важно.

Теперь самое время вернуться к методам тайм-менеджмента. И начнем мы с самого простого – списка дел. Зная свои желания, цели и задачи, вы сможете адекватно применять этот инструмент. Но сначала нужно его настроить. И сделаем мы это при помощи так называемой матрицы дел Эйзенхауэра.

Разделите свои дела на четыре списка.

• Важные и срочные
  
• Важные и несрочные
  
• Неважные и срочные
  
• Неважные и несрочные
  

Как понять, какие дела куда распределить?

Важные срочные дела – это те, которые продвигают вас к вашим ближайшим целям. У Пети это поиск денег на машину, звонок клиенту, работа с портфолио. Не менее важная задача – выбор машины. Это кажется не таким серьезным, но без этого дело никуда не сдвинется.

Важные несрочные – продвигают вас к целям, неприоритетным, но важным. Дизайнер Петя хочет встретиться с хорошей девушкой, завести с ней отношения и впоследствии жениться, но сейчас для него важнее – стабильный доход. Поэтому чтение книги по отношениям (предположим, что Петя у нас осознанный молодой человек и читает книги по отношениям) – это для него важное, но не срочное дело.

Неважные срочные дела – не продвигают вас к целям, но необходимы, чтобы поддержать уровень жизни или достижений, на котором вы находитесь. Это, например, уборка дома, мытье посуды, прогулка с собакой, покупка продуктов. На работе это заказ воды, сортировка писем, почтовые рассылки, Такие дела примерно одинаковы у всех.

Неважные несрочные дела

– такие, которые не продвигают нас к целям и не нужны для поддержания уровня жизни. Это либо дела, которые вам навязали, которые вы придумали себе под влиянием социума, либо развлечения. Примеры для Пети? Помощь маме на даче, в то время как Петя ненавидит возиться на огороде. Пробный урок йоги, потому что в его окружении все занимаются восточными практиками (Пете скучно на йоге и он предпочел бы бокс, но стесняется отказаться, чтобы не показаться бездуховным). Просмотр сериала.

Что дает такая система?

Распределив дела по матрице приоритетов Эйзенхауэра, мы можем четко понять, зачем они нам, в каком порядке их делать и делать ли вообще.

Важные срочные дела – с них нужно начинать день. Думаю, теперь понятно, почему. Именно они приближают нас к получению того, чего мы больше всего хотим. Кроме того, сделав их, мы получим заряд уверенности в себе и позитива на весь день – ведь мы понимаем, что сделали что-то полезное.

Возвращаемся к дизайнеру Пете. Ему стоит начать свой день с решения одной из бизнес-задач – звонок клиенту, работа с портфолио. Даже если он сделает только что-то одно, это уже очень хорошо.

Важные несрочные дела – ими стоит продолжить свой день. Ведь они служат целям, которых вы тоже хотите добиться – пусть и не прямо сейчас. Для Пети это может быть та же психологическая книга, чтобы лучше понимать свою будущую девушку, посещение семинара по здоровому питанию (если помните, правильно питаться было одной из его целей, но он не считает ее первоочередной).

Неважные срочные дела – в идеале нужно делегировать. Не зря в компаниях существует должность секретаря или офис-менеджера – он выполняет то, на что у руководителя нет времени, но что необходимо, иначе работа встанет или вы будете работать в бардаке.

Как быть с домашними делами? Не у всех есть возможность поручить уборку, готовку или прогулку с собакой кому-то другому. Если приходится делать такие дела самому – выбирайте время, когда вы хуже всего соображаете или не очень работоспособны. Тот же Петя может прибраться и помыть посуду после работы. И даже если получится, что он отложит это на завтра, ничего страшного не случится. Главное, что он уже сделал самые важные дела.

Неважные несрочные дела стоит просто отменять. Если не получается – тратить на них минимум времени и те моменты, когда вы наименее работоспособны и хуже всего соображаете, например, устали после работы или не выспались.

Важные дополнения

• Очередность важных несрочных и срочных неважных дел можно менять. Иногда стоит перемежать их небольшими порциями. То же мытье посуды невозможно откладывать бесконечно, а собака дизайнера Пети не даст ему пренебречь прогулкой. Но главное – начать день с важного и срочного.
  
• Бывают дни, когда вообще ничего не хочется делать. В такие дни важно сделать над собой усилие и сделать одно важное и срочное дело, а потом расслабляться. Если вы произвели расстановку приоритетов по матрице Эйзенхауэра, вам несложно будет найти такое дело. Это будет значить, что, несмотря на саботаж, вы все равно продвинулись к своим целям.
  

• Задачи, которые продвигают нас к нашим целям, часто могут нам не нравиться. Они направлены на изменения, а мозг всегда хочет сохранить то, что есть и сопротивляется переменам. На этом нюансе основан известный метод тайм-менеджмента начать утро с «поедания лягушки», то есть с дела, которое не хочется, но нужно сделать. То есть фокус не в том, чтобы непременно начать утро с чего-то неприятного, а в том, что нужное и неприятное – часто совпадает.
• Поэтому же приятнее всего заниматься срочными неважными делами и неважными несрочными. Они либо вообще ничего не значат для нас, либо направлены на поддержание текущего уровня жизни. В них мы действуем по шаблонам. Благодаря этому у мозга нет поводов для сопротивления. Но если заниматься только такими делами, изменений в жизни, роста не предвидится.
  

Итак, в двух частях статьи «Больше, чем тайм-менеджмент» мы пришли от вопроса «как все успевать?» к вопросам «зачем это успевать?» и «что именно нужно делать?». На них отвечать сложнее, но именно такие вопросы приближают нас к нашим целям и помогают достичь желаемого.

А вот несколько материалов, которые помогут вам находить и достигать своих целей:

Желаю вам успехов!

Вадим Куркин

Матрица Эйзенхауэра — Психологос

Матрица Эйзенхауэра — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей «Важно — Неважно» по горизонтали и «Срочно — не Срочно» по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью. Со временем это станет совсем просто, а пока дадим немного пояснений.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательств. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам; посещение спортивного зала для поддержания физической формы.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и лазить в интернете (смотри Пустота​​​​​​​​​​​​​​). Ваш выбор?

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней. Да? — Тогда смотри статью Правила отдыха

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат «Важно и Срочно» будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата «Важно, но не Срочно». Так работают профессионалы!

---

Составляем перечень важных, но не срочных дел

В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.

Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.

Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра, но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:

Стандартные рекомендации к каждому из блоков таковы:

• Срочные и важные – не допускать
• Срочные и неважные – делегировать
• Несрочные и важные – делать
• Несрочные и неважные – не делать

Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.

Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации. Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.

Завести нужные связи. Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список.

Разобрать вещи. Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.

Подготовить нужные документы. Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс.денег.

Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?

Дела важные и не срочные

Давайте рассмотрим квадрант «Матрицы Эйзенхауэра», где расположились дела важные и не срочные.

Характеристика дел, которые попали в это квадрант, звучит так: важность высока, но выполнять их в ближайшем рассматриваемом периоде времени нет необходимости и – или нет целесообразности.

Важность высока потому, что есть как минимум один из сформулированных нами ранее признаков. Но срочности нет. Что это за дела?

Часть дел «В» могут быть не срочными, потому что выполнять их следует – чисто логически – только после того, как будет завершено что-то из квадранта «А».

Другие могут быть естественным образом привязаны к каким-то вообще не зависящим от нас событиям, например: предлагать контрагенту серьёзный совместный проект стоит только во втором полугодии, так как в феврале он занят завершением других проектов и ресурсов на рассмотрение нашего сказочного предложения у него просто нет.

Как поступать с такими делами? Нам понадобится целый алгоритм, в одно действие – в отличие от квадранта «А» — тут не обойдёшься.

ШАГ 1 «Определение срока выполнения»: нужно понять, когда нужно завершить работы, в какой момент результат будет как раз к месту. Срок желательно ставить не предельный, а с разумным по ситуации зазором.

Например: если результат нужен к началу месяца, то срок завершения я бы определил как «третья неделя предыдущего месяца». На всякий случай и во избежание. Вы наверное знаете, что именно в последний момент и срываются идеальные, казалось бы, планы. Но план реальный всегда включает в себя резерв «на всякий случай». Разумный резерв мы, конечно, не будем путать с «раздутой сметой».

ШАГ 2 «Определение сроков оценки ресурсов»: мы, опираясь на срок окончания работы, должны понять, когда необходимо оценить ресурсы, необходимые для её выполнения. Логика тут простая: чем ближе срок окончания, тем быстрее нужно планировать оценку ресурсов.

Иначе – гарантирован нам эффект «Внезапно разбухшего слона». И, к слову, если для оценки ресурсов с нужной точностью и нужна декомпозиция, то мы её планируем, по обстоятельствам – полную либо оценочную.

ШАГ 3 «Определение точного срока начала работ»: мы теперь, зная сроки окончания дела и с нужной точностью оценив ресурсы для его выполнения, можем назначить оптимальный срок начала работы.

При этом учтём критерии решения: чтобы не вытеснить из графика другие дела, с одной стороны, и, не слишком размазывая выполнение этого дела по графику с другой стороны.

Также возможно, что будет полезно учесть интенсивность загрузки структуры в те или иные периоды. Решение, как часто бывает в планировании вообще и при расстановке приоритетов в частности, может быть интегрированным и многофакторным.

Как сортировать задачи и проекты

Дуайт Д. Эйзенхауэр вошел в историю не только как 34-й президент США, но и как создатель удобной системы тайм-менеджмента «матрица Эйзенхауэра».

В нашей статье — о том, как составлять матрицы и использовать их в работе и личной жизни.

Критерии матрицы: срочно и важно

В основе матрицы Эйзенхауэра — оценка задач по срочности и важности. Сам Эйзенхауэр говорил: «У меня есть два типа проблем: срочные и важные. Срочные не важны, а важные не бывают срочными».

В книге «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови так определяет критерии важности и срочности:

Срочное — то, что требует немедленных действий, а бездействие приводит к ощутимым последствиям. Срочных задач нельзя избежать, но если тратить слишком много времени на тушение пожаров, можно быстро выгореть.

Важное — то, что ценно в долгосрочной перспективе. Такие дела требуют планирования и продуманных действий. Важность субъективна и зависит от целей и ценностей.

Четыре квадранта

Чтобы построить матрицу, разделите лист на 4 квадрата и добавьте оси Важность (по вертикали) и Срочность (по горизонтали).

В результате вы получите 4 квадранта:

• Квадрант А: важное и срочное.
• Квадрант B: важное, но не срочное.
• Квадрант C: неважное, но срочное.
• Квадрант D: несрочное и неважное.

Квадрант A: важные и срочные дела

Сюда попадают критичные задачи, которые нужно решать немедленно.

Старайтесь оставлять этот квадрант пустым. Он будет заполняться незапланированными срочными делами.

Примеры важных и срочных дел

• Остановка рекламы, если на сайте возникли проблемы и он стал недоступным.
• Доработка задач с просроченным дедлайном.
• Срочный визит к врачу.

Квадрант B: важные, но не срочные дела

Здесь находятся задачи с долгосрочным эффектом, которые вы можете планировать заранее.

Сейчас они не горят, потому мы избегаем их и откладываем на потом. В итоге дела из квадранта B попадают в квадрант А. Поэтому важно определить время, когда вы будете заниматься важными, но не срочными делами.

В идеале основная часть задач должна быть сосредоточена в квадранте B. Это самый важный сектор матрицы. Именно здесь вы можете принимать взвешенные решения, проявлять творчество, действовать обдуманно и без спешки. Дела в этом секторе помогают развиваться.

Примеры важных, но не срочных дел

• Разработка маркетинговой стратегии.
• Анализ финансовых показателей.
• Спорт.

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В эту категорию можно отнести не очень важные задачи, которые нельзя отложить. Эту область называют зоной делегирования — многие задачи можно поручить другим. Например, руководителю не обязательно присутствовать на всех встречах команды.

Часто задачи из этой категории очень соблазнительны: они создают иллюзию занятости, но не требуют высокого уровня внимания и ответственности. Например, можно несколько часов разбирать почту и отвечать на телефонные звонки вместо того, чтобы писать важную, но не срочную статью.

Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!

Если вы не можете делегировать задачи из этого квадранта, займитесь ими в наименее продуктивные часы (например, сразу после обеда или в конце рабочего дня). Определите максимальное время, которое вы готовы потратить на их решение. И главное — не начинайте утро со срочных, но не важных дел. Так вы рискуете погрязнуть в текучке на весь день.

Примеры срочных, но не важных дел

• Проверка почты и мессенджеров.
• Помощь коллегам там, где это может сделать кто-то другой.
• Уборка, если есть возможность пригласить клинера.

Квадрант D: несрочные и неважные дела

Такие дела — пожиратели времени. Бесконечное прокручивание ленты в соцсетях и бессмысленные споры в комментариях не несут ни срочности, ни важности.

Для многих это способ передохнуть, и здесь нет ничего плохого, если не страдает продуктивность и не падает уровень энергии. Но, возможно, стоит пересмотреть формат досуга.

Исследование, опубликованное в журнале Journal of Applied Psychology, показало: то, чем мы занимаемся в свободное время, серьезно влияет на мотивацию и удовлетворенность. Например, те, кто занимался спортом, на следующий день были более мотивированными, а те, кто практиковал йогу — более уравновешенными.

С просмотром телевидения все менее однозначно. Если человек провел перед телевизором один вечер, на следующий день он чувствовал себя энергично. Но если это повторялось каждый день, к концу недели он ощущал себя истощенным.

Примеры несрочных и неважных дел

• Скроллинг ленты в соцсетях.
• Компьютерные игры.
• Бесцельный шоппинг.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра в проджект-менеджменте

#1. Выбор проектов. Вместо того, чтобы браться за все и сразу, определитесь, какие проекты наиболее полезны для бизнеса.

Например, внедрение новой CRM-системы будет важным и срочным, если произошли изменения на рынке, и количество клиентов неожиданно резко выросло. Автоматизация снизит нагрузку на менеджеров на простых сделках, и у них освободится время на работу с лидами, которые могут принести более высокую прибыль.

Если же рост клиентов вы только прогнозируете (например, бизнес планирует открыть новое направление через полгода), проект по автоматизации будет важным, но не срочным.

#2. Расстановка приоритетов по проектным задачам. Составьте список всех задач по проекту, а затем оцените их по критериям срочности и важности.

Желательно, чтобы на этапе планирования проекта квадрант А (срочное и важное) был пустым, ведь в процессе работы он будет заполняться горящими задачами. Сюда будут попадать внезапные проблемы: падение сервера, срочные платежи, поиск нового фотографа за день до мероприятия. Всё это — критичные для бизнеса задачи с высокими рисками.

Квадрант B (важное, но не срочное) — ваши планы по проекту. Сюда должен попасть основной список задач, которые создают долговременную ценность: разработка стратегии, обучение команды, аналитика.

Квадрант C (неважное, но срочное). Это задачи, которые нельзя отложить, но у них нет долгосрочной ценности. Например, временные решения, которые позволят работать какой-то функции прямо сейчас, но их придется переделывать.

Квадрант D (неважное и несрочное) — бессмысленные переписки и совещания, на которых ничего не решается. Старайтесь избегать этих раздражителей, они отнимают время и силы, но не имеют ценности.

Общие советы для работы с матрицей

• Не перегружайте матрицу. В каждом квадранте должно быть не более 5-8 элементов.
• Не смешивайте задачи. Создавайте отдельные матрицы для работы и личной жизни. Если вы работаете над несколькими проектами, составляйте для них отдельные матрицы.
• Используйте цветовые коды. Например, красный — для срочных и важных дел, зеленый — для важных, но не срочных, желтый — для срочных, но не важных, и голубой — для несрочных и неважных.

Бонус. Используйте матрицу Эйзенхауэра не только для планирования, но и для анализа того, на что вы тратите время. Запишите, что и как долго вы делали в течение недели, и распределите эти занятия по квадрантам. Так вы найдете «черные дыры», которые поглощают ваше время и энергию, и сможете постепенно оптимизировать расписание.

Хотите получать дайджест статей?

Одно письмо с лучшими материалами за неделю. Подписывайтесь, чтобы ничего не упустить.

Спасибо за подписку!

Последние материалы

Что такое матрица Эйзенхауэра и как ее применять в тайм-менеджменте

Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США, вряд ли занимался теорией тайм-менеджмента и техниками эффективного использования времени. Но именно его фраза «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные» наилучшим образом описывает принцип, положенный в основу метода, названного матрицей Эйзенхауэра.

Иногда работаешь целый день не разгибаясь, успеваешь сделать кучу дел, буквально крутишься, как белка, а в результате — только усталость и никакого удовлетворения. Потому что не очень понятно, каким образом весь этот трудовой героизм приблизил тебя к поставленной цели.

В тайм-менеджменте это называется проблемой целеполагания, и ее последствия могут быть самыми разрушительными — жизнь превращается в изнурительный марафон с редкими передышками и непонятным результатом.

---

Царь Сизиф был приговорен вечно катить на гору огромный камень, который срывался вниз, едва достигнув вершины. Нас к такому никто не приговаривал, хотя иногда кажется, что мы просто пропустили оглашение приговора.

---

Важно понять — проблема не в том, что мы мало или плохо работаем, а в том, что перед началом любого дела не ставим правильно цели и не определяем приоритеты. Один из способов, который может помочь разобраться с этим, — использование матрицы Эйзенхауэра для быстрой сортировки задач по приоритету.

Эта техника помогает быстро рассортировать список дел, даже если их много. Внешне все выглядит предельно просто — смотрим на список задач и по каждой отвечаем себе на два вопроса.

Берем лист бумаги и делим его на четыре части. Получаем  четыре квадрата, в которые и заносим ответы на эти два вопроса.

Как выглядит матрица Эйзенхауэра

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу достижение цели.
• Задачи, которые необходимо решить, чтобы избежать больших затруднений в жизни.
• Вопросы здоровья.

Если вы — монстр эффективности, то этот квадрант будет у вас пустым: вы просто не доведете дела до попадания в «пожарный» сектор. Но вы не монстр эффективности (как и мы), поэтому такое вряд ли случится. Самое главное, чтобы дела там бывали нечасто и в небольшом количестве. Если там половина вашего списка задач — беда.

Паниковать, впрочем, не стоит. Чтобы этот квадрант пустовал, сначала нужно поработать над содержанием других секторов.

• Основная деятельность.

Здесь живут задачи, которым нужно уделять максимум внимания. Кто хорошо работает с этим квадрантом — того и ждет успех в достижении целей. Важные задачи, которые не горят, а значит, мы не делаем их в состоянии, близком к панике. Нет никаких препятствий, чтобы выполнить их максимально эффективно. Только не затягивайте — задачи из этого квадранта могут перейти в сектор&nbspА. 

• Отвлекающие факторы.

Выполнение этих задач не помогает достичь цели, они мешают сосредоточиться на действительно важном, снижают эффективность и выматывают.

Коварный квадрант — есть риск спутать дела из этого сектора с делами квадранта А и получить неразбериху в приоритетах.

Парадоксальный квадрант, потому что тут живут дела:

• не несущие никакой пользы;
• наши любимые.

Прислушайтесь. Тут звучит наша любимая музыка, ждет удобное кресло и практически не требуется участие мозга.

Социальные сети, разговоры по телефону и в мессенджерах, серфинг по сети, компьютерные игры — мы постарались убедить себя, что «это тоже для работы» или «надо же и отдыхать иногда».

В тайм-менеджменте много разных, порой не очень сочетающихся друг с другом методов и техник. И это не является недостатком, поскольку люди разные. То, что отлично подходит одному, не будет работать у другого. Поэтому неизбежно придется пробовать разные техники, выбирая подходящую.

Начните прямо сейчас. Скачайте шаблон матрицы Эйзенхауэра и попробуйте заполнить.

Важно!
Получиться может далеко не сразу, но даже первые попытки помогут вам приобрести представление о приоритетах ваших текущих дел и задач.

А для более серьезного изучения тайм-менеджмента рекомендуем пройти курс по управлению проектами.

достижение поставленных целей, отличие от матрицы Эйзенхауэра

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение — означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы. Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Каждый день нам приходится принимать сотни решений, и чем выше должность тем больше решений приходится принимать. Как отделить важное от второстепенного? Одним из простых, но тем не менее продуктивных способов является «Квадрат Эйзенхауэра» также известный как «Матрица Эйзенхауэра». Эта система, с , отлично работает и для ежедневного и для долгосрочного планирования. Ниже вы узнаете об авторе этой методики (незаурядный был человек), а также об особенностях применения самой методики «Квадрата Эйзенхауэра».

Дуайт Эйзенхауэр прожил одну из самых продуктивных жизней, которую вы только можете себе представить.

Эйзенхауэр был 34 Президентом США, в течении двух сроков с 1953 по 1961 год. Во время его пребывания в должности, он начал программы, которые непосредственно привели к развитию Межгосударственной системы шоссе в США, запуска Интернет (DARPA), освоения космического пространства (NASA), и мирного использования альтернативных источников энергии (Закон по атомной энергии).

Прежде чем стать президентом, Эйзенхауэр был пятизвездочным генералом (высшее звание), служил в качестве верховного главнокомандующего союзными силами в Европе во время Второй мировой войны, был ответственным за планирование и осуществление вторжения в Северную Африку, Францию и Германию.

Кроме того он занимал посты президента Колумбийского университета, стал первым верховным главнокомандующим НАТО, и при этом как-то нашел время, чтобы продолжить свои хобби: игру в гольф и масляную живопись.

Эйзенхауэр обладал невероятной способностью поддерживать свою производительность не только в течение нескольких недель или месяцев, но в течение многих десятилетий. И по этой причине, его методы управления временем, управления задачами и производительности были изучены многими людьми.

Его самая известная стратегия производительности известна как «Квадрат Эйзенхауэра». Это простой инструмент принятия решений, которые вы можете начать использовать прямо сейчас. Давайте поговорим о том, как быть более продуктивным и, как работает стратегия Эйзенхауэра.

«Квадрат Эйзенхауэра»: Как быть более продуктивными

Стратегия Эйзенхауэра для принятия мер и организации задач очень простая. Для нее используется матрица решений (на картинке ниже), в которой вы будет распределять свои действия на основе четырех возможностей:

Срочные и важные (задачи, которые следует делать немедленно).

Важные, но не срочные (задачи, которые можно запланировать сделать позже).

Срочно, но не важно (задачи, которые можно делегировать кому-то еще).

Не срочные и не важными (задачи, которые можно ликвидировать).

Самое замечательное в этой матрицы это то, что она может быть использована как для составления долгосрочных планов для повышения производительности («Как я должен тратить свое время каждую неделю?») так и для небольших ежедневных задач («Что я должен сделать сегодня?»).

Примечание: Я создал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде электронной таблицы Вы можете скачать этот шаблон для личного пользования в нижней части статьи. (Кстати я перевел этот шаблон на русский, и если вы хотите его получить — .

Разница между срочными и важными

Важное редко является срочным, а срочное редко является важным.

— Дуайт Эйзенхауэр

Срочные задачи — это те задачи на которые надо быстро реагировать: письма, телефонные звонки, тексты, новости. Между тем, по словам Бретта Маккея: «Важные задачи — это задачи, которые способствуют нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям».

Разделение этих срочных и важных дел достаточно легко сделать один раз, но делать это постоянно — может быть крайне сложной задачей. Причина, по которой мне нравится метод «Квадрата Эйзенхауэра» это то, что этот метод очерчивает четкие рамки для принятия решений на постоянной основе. И, как и все в жизни, последовательность сложная часть.

Вот некоторые другие наблюдения, которые я сделал, используя этот метод:

Ликвидация до оптимизации

Несколько лет назад, я читал о программировании и наткнулся на интересную цитату:

«Нет более быстрого кода, чем отсутствие кода»

— Кэвлин Хенней (Kevlin Henney)

Другими словами, самый быстрый способ что-то сделать — заставить компьютер читать строки кода или перечеркнуть выполненную задачу из вашего списка дел — это полностью исключить эту задачу. Нет более быстрого способа сделать что-то, чем не делать это вообще. Конечно, это не причина, чтобы быть ленивым, но предложение, чтобы заставить себя сделать трудные решения и удалять любую задачу, которая не ведет вас к вашей миссии, ценностям или целям.

Слишком часто мы используем методики производительности, управление временем и оптимизации в качестве предлога, чтобы избежать действительно важного вопроса: «Должен ли я на самом деле делать это?». Гораздо проще оставаться занятым и сказать себе, что вам просто необходимо быть немного более эффективным или «поработать чуть позже сегодня вечером», чем устранить задачу, которую вам просто удобно делать. Но фактически это не самый эффективный способ использования вашего времени. (Лично мне нравиться проверочная фраза «Ты занят или ты продуктивен?»).

Как говорит Тим Феррис: «Постоянная занятость это форма лени — ленивого мышления и неизбирательного действия».

Я считаю, что метод Эйзенхауэра особенно полезен, потому, что это заставляет меня сомневаться в том, действительно ли необходимо это действие, что в итоге означает перемещение задачи в квадрант «Удалить», а не бездумное повторение их. И, честно говоря, если вы просто уничтожите все вещи, на которые вы тратите свое время каждый день, то вам, вероятно, не потребуется каких-либо советов о том, как бьггь более продуктивными в выполнении работ, которые действительно имеют значение.

Это поможет мне достичь моей цели?

И последнее замечание: вам может быть очень трудно устранять лишние действия, если вы не уверены, что в каком направлении вы работаете. По моему опыту, есть два вопроса, которые прояснят весь метод Эйзенхауэра.

Эти два вопроса:

1. Ради чего я работаю? Над чем я работаю? В каком направлении я работаю?
2. Каковы основные ценности, к которым я стремлюсь в своей жизни?

Это вопросы, которые я задал себе в своем Ежегодном обзоре и в своем Отчете выполненных работ. Ответы на эти вопросы помогли мне прояснить категории для определенных задач в моей жизни. После этого решить, какие задачи делать, а какие задачи удалить, становится намного легче, ведь вы будете понимать, что для вас важно.

Метод Эйзенхауэра это не идеальная стратегия, но для себя я понял, что это полезный инструмент принятия решений для повышения производительности и устранение задач, которые занимают умственную энергию, время, и редко приводят меня к моей цели. Я надеюсь, что вы найдете этот метод полезным.

Оригинал статьи: http://jamesclear.com/eisenhower-box

P.S.: Небольшой бонус: шаблон «Квадрата Эйзенхауэра»: Я русифицировал шаблон «Квадрата Эйзенхауэра» в виде таблицы, которую Вы можете скачать и использовать всякий раз, когда вы хотите улучшить вашу производительность и устранить лишние траты времени. Вы можете получить ее, связавшись со мной , и я сразу вышлю вам копию таблицы.

Приветствую! Случалось ли Вам вечером ругать себя за то, что за день успели сделать до обидного мало? Постоянно были заняты, но по-настоящему важные и срочные дела плавно «переползли» на завтра?

Лично я с такой проблемой сталкивался регулярно. К вечеру уставал как собака, а по факту — горы несделанной работы, на кухне бардак и за квартиру вовремя не заплачено. Я жутко злился, но почему-то продолжал частенько тратить время на ерунду, заканчивая все важные задачи наспех и в последний момент (и, как правило, глубокой ночью).

Все это безобразие продолжалось довольно долго. Пока я не начал использовать простой, удобный и наглядный инструмент. На мой взгляд, это один из самых эффективных способов раз и навсегда прочистить мозги. И навести, наконец, порядок в делах.

Речь про матрицу Эйзенхауэра, которую придумал американский президент.

Матрица была придумана тридцать четвертым президентом США Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром (он занимал президентский пост с 1953 по 1961 год).

Политик разработал универсальную схему, которая помогла ему классифицировать и рассортировать кучу ежедневных задач. Думаю, у президента США их было предостаточно. В один прекрасный момент Эйзенхауэр сделал парадоксальный вывод:

Срочные дела редко бывают важными, а важные дела – срочными.

Кстати, матрицу Эйзенхауэра настоятельно рекомендует мой любимый Стивен Кови в книге «Главное внимание – главным вещам». Рекомендую скачать и изучить.

Суть матрицы Эйзенхауэра

Проблема большинства современных людей – неумение расставлять приоритеты при планировании. Мы предпочитаем вначале заниматься тем, что нравится, оставляя неприятные, но важные вещи на потом. В результате цейтнот, стресс и… синдром .

Техника от президента мгновенно раскладывает все «по полочкам».

Она выглядит как четыре квадранта с двумя осями. По вертикали матрица делится по срочности («срочно» и «не срочно»), по вертикали – по важности («важно» и «не важно»).
При этом к «срочным» автор теории относит то, что нельзя отложить. А к «важным» — задачи, от решения которых зависит полноценная, успешная и эмоциональная жизнь. И как показывает мой опыт, все повседневности можно отнести к одному из квадрантов.

Квадрант А. Важные и срочные дела

Правильное планирование всегда оставляет этот квадратик пустым. Записанные в сектор А вещи – признак неорганизованности и неправильной расстановки приоритетов. «Важно и срочно» — это форс-мажор, цейтнот и аврал.

Пример дел из сектора А:

• Зубрежка предмета в последнюю ночь перед экзаменом
• Вызов сантехника из-за порыва в трубе
• Срочный звонок клиенту, который отправил деньги не на те реквизиты
• Острая зубная боль и срочный визит к стоматологу

Причем, большей части из всего этого списка вполне можно было избежать. Начать зубрить по чуть-чуть каждый день за неделю до экзамена. Или раз в полгода посещать стоматолога для профилактического осмотра. Согласны?

Квадрант В. Важные, но не срочные дела

В сектор В вписывают самые приоритетные и перспективные задачи – это наш самый ценный квадратик. Именно из таких дел, в идеале, и должен состоять список «Что сделать» на день. По статистике, тот, кто делает акцент на квадранте В, достигает лучших результатов и при этом живет насыщенной и счастливой жизнью.

Отсутствие фактора срочности позволяет решать задачи обдуманно и конструктивно. Но стоит расслабиться — и многое из зоны В быстро «переползет» в сектор А.

Пример задач из сектора В:

• Заполнить квитанции на оплату коммунальных услуг
• Купить продукты на неделю
• Написать отчет о командировке
• Сходить на тренировку в спортзал
• Записаться на прием к стоматологу
• Сделать фото на пропуск в гараж

Квадрант С. Срочные, но не важные задачи

90% таких дел отвлекают от достижения важных целей, снижают эффективность и мешают сосредоточиться. Но сделать их все-таки нужно (или нет – решать только Вам).

Пример задач из сектора С:

• Поздравить дальнего и очень разговорчивого родственника с днем рождения
• Сходить на встречу выпускников (идти Вы не хотите, но отказать неудобно)
• Мигом отвезти бумаги на другой конец города по просьбе коллеги

Содержимое из сектора С нужно либо не делать вовсе, либо приступать к ним после полной проработки заданий из списка В.

Квадрант D. Не срочные и не важные дела

В D должно быть только то, что не влияет на качество нашей жизни. Вы уже догадались, о чем речь? Ну, конечно, о «пожирателях времени»: компьютерные игры, чтение комментов в соцсетях, разговоры «ни о чем» по телефону, бесцельный шопинг, разгадывание кроссвордов. Дела из D-зоны нужно выполнять только после того, как все другие категории пусты!

1. Начинайте день с того, что напоминайте себе главную долгосрочную цель. Это что-то вроде маяка, на который нужно ориентироваться при заполнении матрицы Эйзенхауэра. Например, цель: « через пять лет». И каждый пункт в матрице оценивайте с позиции: «Выполнение этой задачи поможет мне достигнуть цели или нет?»
2. Если Вам не нравится идея каждый день чертить квадраты, можно просто отмечать буквами A, B, C и D дела в ежедневнике
3. Выполняйте все текущие задачи именно в той последовательности, в которой они перечислены выше: А, В, С и D. Только тогда Вы будете все успевать и избежите «завалов» и «авралов». При правильном подходе – даже останется время на ерунду из квадранта D
4. Не используйте дела из четвертого сектора для отдыха в процессе работы! Практика показывает, что соцсети и «стрелялки» серьезно отвлекают и не дают полноценно отдохнуть

В матрице Эйзенхауэра меня не устраивал один важный момент: я не знал, как расставить приоритеты между задачами из разных областей. С работой все более-менее понятно (хотя и там есть нюансы). Но ведь жизнь не ограничена «трудовыми подвигами»: есть еще здоровье, личное развитие, семья и общение с друзьями.

Если совсем коротко, то мою проблему можно было сформулировать так: «Что важнее — выучить 10 новых английских слов или сделать 10 упражнений на пресс?».

Для себя я решил задачу следующим образом. Выделил все важные сферы жизни: работа, здоровье, личное развитие, коммуникации, хозяйственные дела. Вы можете добавить в этот список что-то еще: уход за собой (для девушек), учебу (для студентов) или духовные практики (для поклонников эзотерики).

Осталось лишь проследить за тем, чтобы в матрицу были вписаны дела из каждой сферы.

Вот так выглядит мой сектор В:

• Доработать вторую часть проекта для заказчика («работа»)
• 3 км в бассейне («здоровье»)
• Пройти 2 видеоурока по изучению бизнес-английского («личное развитие»)
• Купить продукты и приготовить ужин («хоздела»)
• Встретиться с бывшим одноклассником, который приехал в город на один день («коммуникации»). Кстати, этот пункт можно смело размещать в секторе С «Горит, но не важно»

А что я отношу к сектору Д? Просмотр любимого сериала, например, или пиво с друзьями в спортбаре.

Понятно, что это очень упрощенный пример и количество пунктов в секторе В гораздо больше. Но такой подход позволяет жить полноценной жизнью, а не «гореть на работе» сутками. Проверено на себе!

А Вы используете матрицу для планирования текущих дел? Подписывайтесь на обновления и не забывайте делиться ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

Время чтения 6 минут

В данной статье мы рассмотрим, что представляет собой тайм-менеджмент, какие есть основные его методы и подробно опишем пример матрицы Эйзенхауэра. Данная матрица является наиболее распространенным способом распределения времени в любых сферах жизнедеятельности человека.

Матрица Эйзенхауэра – метод тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – умение человека правильно распределить свое время на выполнение конкретных задач. Методов тайм-менеджмента существует огромное количество. Одним из самых популярных и распространенных способов осуществления тайм-менеджмента является метод Эйзенхауэра.

Дуайт Дэвид Эйзенхауэр является известным политическим и военным деятелем, родился Дэвид 14 октября 1890 года в Денисоне (штат Техас, Америка). Все его знают как 34-го президента Америки, который выделялся своими организаторскими и умственными способностями. Это позволило ему добиться больших успехов в жизни, стать примером для многих публичных людей. Дэвид считал, что наличие и выполнение ценных дел определяет человека как личность, способствует развитию во всех сферах и начинаниях.

С тех пор как я перестал быть президентом, мне гораздо реже удается выигрывать в гольф. © Дуайт Дэвид Эйзенхауэр

Будучи президентом, Дэвид был погружен в огромное количество дел, планов, задач. Он задумывался над тем, как можно четко и правильно распределить свое драгоценное время, чтобы все успеть. Осмыслив все свои планы на определенный период, он создал таблицу, где обозначил свои дела соответственно с их значимостью и срочностью. Позже его метод набрал особой популярности и стал называться матрица Эйзенхауэра. Выглядит она следующим образом.

• А квадрант Важные срочные дела;
• В квадрант Важные несрочные;
• С квадрант Неважные срочные;
• D квадрант Неважные несрочные.

Суть окна Эйзенхауэра состоит в расстановке приоритетов в деятельности. Человек должен разделить все свои планы по значимости и срочности, соотнести к определенной категории. Теперь подробно рассмотрим основные секторы или квадранты матрицы. Пример матрицы Эйзенхауэра рассмотрим чуть дальше в нашей статье.

Квадрант А

Сюда относятся важные неотложные дела, которые нельзя откладывать, поскольку это может привести к отрицательным последствиям. При идеальном раскладе, правильном распределении времени этот квадрат должен быть пустым. Человек должен во время выполнять важные задачи, чтобы они не ставали срочными.

Квадрант В

Здесь находятся важные несрочные дела. При своевременном выполнении планов этого сектора у человека набирается огромное количество ценных неотложных дел. Постепенное выполнение планов по степени значимости помогает приводить дела в порядок во время, без психологического и физического истощения организма.

Квадрант С

Неважные срочные дела, которые не являются значимыми в данный момент, но их нужно именно сейчас выполнить. Возможно, их выполнение является ценным для кого-то, но для вас они обычные без всякой ценности.

Квадрант D

К этому сектору Эйзенхауэр относил неважные несрочные дела, которые нужно выполнять, но они не являются сверхважными или неотложными. Их выполнение приносит человеку, несомненно, удовлетворение, но невыполнение их не грозит негативными последствиями.

Данные сектора мы рассмотрим более подробно, описав пример матрицы Эйзенхауэра.

Цели метода Эйзенхауэра

Метод Эйзенхауэра преследует несколько основных целей.

1. Развитие самоорганизации человека . Увидев все запланированное на несколько дней, человек активизируется, подключает все свои ресурсы для достижения результата, тем самым самоорганизовывается без чьей-либо помощи.
2. Качественное распределение задач повседневной жизни. Составив такую матрицу, каждый сможет увидеть значимые дела в конкретный период времени, будет стараться их выполнить, чтобы не было аврала.
3. Навыки успешного планирования . Таблица с четко расписанными планами помогает выделить определенное количество времени на каждую задачу, рассчитать это время правильно.

Составив пример матрицы Эйзенхауэра, мы сможем более глубоко проанализировать цели данной техники планирования.

Особенности выделения значимых задач с примерами

Как мы уже выяснили, матрица Эйзенхауэра состоит из четырех основных составляющих, к которым относятся наши дела по степени значимости и срочности в данный момент. Теперь с помощью примеров мы можем разобраться, какие дела могут быть неотложными, и как это определить самостоятельно. Пример матрицы Эйзенхауэра поможет полностью разобраться со значимыми и неотложными задачами в повседневной жизни.

Квадрант А (важные срочные дела)

Как мы упоминали, этот сектор в идеале должен быть пустым, человек должен успевать делать ценные дела во время, чтобы они не ставали срочными. Например, к «сектору А» мы можем отнести незапланированную операцию или неотложное совещание на работе. Значимые дела нужно выполнять вовремя, поскольку, когда они станут неотложными и ценными, могут возникнуть внезапные препятствия для их выполнения (резкое ухудшение здоровья, различные форс-мажорные обстоятельства). Возьмем ситуацию со сдачей экзамена. Это является важным, но не срочным. Если человек отложит подготовку на последний день, превратив его еще и в срочную задачу, то просто физически не успеет все сделать, его организм станет истощенным физически и психологически.

Квадрант В (важные несрочные дела)

Дела этого сектора могут подождать, но их невыполнение приведет к отрицательным последствиям. Особо ценные дела для того и выделяются, чтобы выполнить их во время. Сюда можно отнести задачи касательно собственного здоровья, личностного развития. Например, если вы во время пойдете к врачу на консультацию, необходимость операции не возникнет. Другой пример, если вы во время выучите английский язык, сможете получить новую хорошо оплачиваемую должность в скором времени.

Квадрант С (неважные срочные дела)

Данный сектор объединяет задачи, которые нужно выполнить в конкретный момент времени, но они не имеют для вас особой значимости. Чтобы определить важность планов самостоятельно, задайте себе вопрос: «Что будет, если я не сделаю это задание?». Если в итоге дело имеет отрицательное влияние на вас, значит оно действительно важное. Примером задач данного сектора может быть несущественный разговор с коллегой или другом, участие в соцопросе. Эти дела только отвлекают вас от важных дел. Например, если вы заняты ценным проектом на работе, вас могут отвлечь какие-либо другие указания начальства, звонок друга просто поболтать. Нужно непременно отложить эти задания, сосредоточившись на более важном, чтобы оно не стало срочным.

Квадрант D (неважные несрочные задачи)

Эти планы человек может осуществлять в свободное время, когда нет назначенных важных дел. Они приносят чувство удовлетворения собой, проделанным трудом. Например, вы решили убраться в своей библиотеке, сложить вещи в шкафу. Сюда также относятся компьютерные игры, зависание в социальных сетях. Данные вещи помогают вам успокоиться, но не стоит их ставить на первое место, проигнорировав тем самым значимые задачи.

Матрица Эйзенхауэра: пример

Попробуем на примере разобраться, как определить для себя важные срочные задачи с помощью матрицы Эйзенхауэра. Рассмотрим пример матрицы Эйзенхауэра.

Допустим, перед вами стоят следующие задачи на первое время:

• починить табуретку, чтобы не шаталась;
• обратиться к стоматологу с болью в зубах;
• подготовка к завтрашнему рабочему проекту;
• звонок коллеги с просьбой прислать отчет;
• незапланированное совещание у шефа;
• провести время в социальных сетях;
• овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Теперь попробуем структурировать названные задачи по мере их важности и срочности. Создаем свой пример матрицы Эйзенхауэра.

Квадрант А (важное срочное) :

• Подготовка к рабочему проекту;
• Незапланированное совещание у шефа.

Квадрант В (важное несрочное) :

• Обращение к врачу-стоматологу с зубной болью;
• Овладение навыками английского языка для повышения квалификации.

Квадрант С (неважное срочное) :

• Звонок коллеги с просьбой прислать отчет.

Квадрант D (неважное несрочное) :

• Починить табуретку, чтобы не шаталась;
• Провести время в социальных сетях.

Таким образом, осмыслив ценность своих предстоящих дел, вы с легкостью сможете разобраться с распределением приоритетов на данный момент времени. Не поленитесь выделить время для работы над собой, над переосмыслением своих планов и начинаний, это поможет вам сделать больше, чем вы думаете.

Один час работы над собой научит больше, чем один день объяснений. © Жан-Жак Руссо

Стоит отметить, что описанная нами техника распределения времени рассчитана на кратковременные цели, которые нужно достичь в ближайшее время. Она помогает структурировать дела повседневной жизни, очень полезна в любых сферах труда и жизнедеятельности. Данной техникой могут пользоваться как президенты, так школьники, поскольку она понятна для всех и проста в использовании.

Матрица Эйзенхауэра является одним из самых популярных и востребованных приемов расстановки приоритетов в задачах.
Ее авторство принадлежит 34 президенту США Дуайту Эйзенхауэру. Он проводил много опытов по организации своего времени и в результате сделал вывод, что срочные дела редко бывают важными, а важные дела редко бывают срочными .

Эйзенхауэр придумал инструмент, с помощью которого этот принцип можно было бы применять при расстановки приоритетов в задах и отделить важные задачи от срочных но не важных. Инструмент получил название «Матрица Эйзенхауэра ».

Согласно матрице Эйзенхауэра любую задачу можно разделить на 4 категории:

• A – срочные и важные
• B – важные, но не срочные
• С- срочные, но не важные
• D – не срочные и не важные

Опишем подробно каждую из категорий.

A – срочные и важные

У организованных людей, которые умеют хорошо управлять своим временем, эта категория задач практически всегда пустует. И только изредко туда могут попадать форс-мажорные, внезапно возникшие дела, которые требуют срочного внимания.

К этой категории согласно класификации Эйзенхауэра относятся задачи, сроки по которым горят и невыполнение которых может привести к плачевным последствиям в будущем. То есть, дедлайны, авралы, ситуации жизни и смерти.

Примеры срочных и важных дела:

1) Заболел зуб – ни о чем другом кроме зубной боли вы думать не можете

2) Прорвало кран и топит квартиру – нужно срочно вызывать сантехника

3) Сдача проекта на работе – сроки поджимают, а проект пока не завершен.

Как я уже писал выше, чем организованнее человек, тем меньше в его жизни возникает срочных и важных дел. Именно поэтому задача, которая стоит перед вами, как перед людьми, которые хотят научиться лучше управлять своим временем, это научиться заранее решать задачи, чтобы они не перешли в эту категорию.

B – важные, но не срочные

К этой категории относятся дела, выполнение которых имеет важное значение для нашего будущего, но выполнение которых не горит. Допустим, мы хотим выучить новый язык и это поможет нам получить лучшую должность. Или мы хотим бегать по утрам, чтобы быть здоровыми.

Выполнение важных и не срочных задач поможет нам добиться больше успеха в жизни. Но, как показывает практика, почему-то люде не спешат за них садиться. И часто бывает так, что эта категории дел переходит в разряд важных и срочных. И тогда стресс вам обеспечен.

Примеры важных, но не срочных дел:

1) Физическое здоровье

2) Обучение и курсы

3) Решение важных рабочих задач

Если вы научитесь находить время для решения важных, но не срочных задач, то в скором времени увидите, как вам становится все проще и легче жить.

С – не важные, но срочные

Для того, чтобы понять действительно ли это дело является важным, представьте какой результат вы получите после его выполнения. Если результаты будут минимальны, то относите это дело к категории С.

Примеры не важных, но срочных задач:

1) Помощь другим- подруга попросила собачку выгулять (уже шестой раз за месяц), отказать неудобно.

2) Карс доллара завтра поднимется на полпроцента, нужно срочно поменять 100 долларов

3) Позвонили и попросили срочно пройти опрос (хотя прохождение опроса может подождать)

D – не важные и не срочные

Эти дела мы называем пожирателями времени. Мы тратим на них много времени, но результат от наших действий практически нулевой.

Матрица решений Эйзенхауэра: как различать срочные и важные задачи

Вам иногда кажется, что вы тратите все свое время на управление кризисами? Что ваша жизнь в основном потрачена на тушение одного пресловутого пожара за другим?

В конце дня вы чувствуете себя полностью истощенным и истощенным, но при этом не можете указать на что-нибудь, что вы сделали по-настоящему значимым?

Да?

Тогда вы, мой друг, наверное, путаете срочное с важным.

Мы уже говорили о многих уроках лидерства, которые можно извлечь из жизни Дуайта Д. Эйзенхауэра. Сегодня мы поговорим о другом — принципе, которым он руководствовался на протяжении всей его чрезвычайно успешной карьеры генерала и президента:

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».

Ниже мы рассмотрим различие, которое Айк провел между этими двумя очень разными вещами, и выясним, как понимание «Принципа принятия решений Эйзенхауэра» может помочь вам стать тем человеком, которым вы хотите быть.

Разница между срочным и важным

Срочно означает, что задача требует немедленного внимания. Это те дела, которые кричат ​​»Сейчас!» Срочные задачи помещают нас в режим реактивного , который отмечен защитным, негативным, поспешным и узконаправленным мышлением.

Важные задачи — это то, что способствует нашей долгосрочной миссии, ценностям и целям. Иногда важные задачи также являются срочными, но обычно это не так.Когда мы сосредотачиваемся на важных делах, мы работаем в режиме , отзывчивом и , который помогает нам оставаться спокойными, рациональными и открытыми для новых возможностей.

Это довольно интуитивное различие, но большинство из нас часто попадают в ловушку, полагая, что все срочные действия также важны. Эта склонность, вероятно, имеет корни в нашей эволюционной истории; наши предки больше концентрировались на краткосрочных проблемах, чем на долгосрочной стратегии, поскольку стремление к немедленным раздражителям (например, бросающийся саблезубый кот) могло означать разницу между жизнью и смертью.

Современные технологии (круглосуточные новости, Twitter, Facebook, обмен текстовыми сообщениями), которые постоянно бомбардируют нас информацией, только усилили это глубоко укоренившееся мышление. Наша технология создания стимулов рассматривает всю информацию как одинаково срочную и неотложную. Тверк-гейт Майли Сайрус придают такой же вес важным обсуждениям политики в округе Колумбия.

Мы, как утверждает автор Дуглас Рушкофф, переживаем «настоящий шок» — состояние, в котором «мы живем в непрерывном, постоянном« сейчас »» и теряем чувство долгосрочного повествования и направления.В таком состоянии легко упустить из виду различие между действительно важным и просто неотложным.

Последствия этой слепоты приоритетов носят как личный, так и общественный характер. В своей жизни мы страдаем от выгорания и застоя, а в более широком плане наша культура неспособна решить действительно важные проблемы нашего времени.

Матрица принятия решений Эйзенхауэра

Бизнес-мыслитель Стивен Кови популяризировал принцип принятия решений Эйзенхауэра в своей книге «7 навыков высокоэффективных людей». В этой книге Кови создал матрицу решений, чтобы помочь людям различать то, что важно, а что не важно, и то, что срочно и не срочно. Матрица состоит из квадрата, разделенного на четыре блока или квадранта, обозначенных следующим образом: 1) Срочно / Важно, 2) Не Срочно / Важно, 3) Срочно / Не важно и 4) Не Срочно / Не важно:

Ниже мы подробно рассмотрим каждый квадрант и объясним, в каком из них нам следует проводить большую часть времени, если мы хотим быть лучшими и максимально использовать свою жизнь.

Квадрант 1: Срочные и важные задачи

Квадрант 1 Задачи срочные и важные. Это задачи, которые требуют нашего немедленного внимания, а также направлены на выполнение наших долгосрочных целей и задач в жизни.

Задачи квадранта 1 обычно состоят из кризисных ситуаций, проблем или сроков.

Вот несколько конкретных примеров срочных и важных задач:

• Определенные электронные письма (это может быть предложение о работе, электронное письмо о новой деловой возможности, требующей немедленных действий и т. Д.)
• Крайний срок курсовой работы
• Крайний срок уплаты налогов
• Жена в отделении неотложной помощи
• Двигатель автомобиля выходит из строя
• Домашние дела
• У вас сердечный приступ, и вы попали в больницу
• Вам позвонил директор школы вашего ребенка и сказал вам нужно прийти на собрание по поводу его поведения

При небольшом планировании и организации многие задачи Q1 можно сделать более эффективными или даже полностью исключить их. Например, вместо того, чтобы дожидаться последней минуты для работы над курсовой (что превращает ее в срочную задачу), вы можете запланировать свое время так, чтобы закончить работу на неделю вперед.Или вместо того, чтобы ждать, пока что-то в вашем доме развалится и потребует ремонта, вы можете следовать графику регулярного технического обслуживания.

Хотя мы никогда не сможем полностью исключить срочные и важные задачи, мы можем значительно сократить их, проявив некоторую проактивность и проведя больше времени в Квадранте 2.

Что, конечно же, приводит нас к…

Квадранту 2 : Не срочные, но важные задачи

Задачи в квадранте 2 — это действия, для которых нет срочных сроков, но которые, тем не менее, помогают вам достичь ваших важных личных, школьных и рабочих целей, а также помогают выполнить вашу общую миссию как мужчину. .

Задачи второго квартала обычно сосредоточены на укреплении отношений, планировании будущего и самосовершенствовании.

Вот несколько конкретных примеров не срочных, но важных задач:

Согласно Кови, мы должны стремиться тратить большую часть нашего времени на действия во втором квартале, поскольку именно они приносят нам счастье, удовлетворение и успех. К сожалению, есть несколько ключевых проблем, которые не позволяют нам вкладывать достаточно времени и энергии в задачи второго квартала:

• Вы не знаете, что для вас действительно важно. Если вы не представляете, какие ценности и цели наиболее важны для вас, вы, очевидно, не будете знать, на что вам следует тратить время, чтобы достичь этих целей! Вместо этого вы будете цепляться за самые срочные стимулы и дела. Если вы чувствуете, что у вас отсутствует жизненная миссия или вы не уверены в своих основных ценностях, я настоятельно рекомендую прочитать наши статьи о разработке жизненного плана, а также об определении ваших основных ценностей.
• Присутствует смещение. Как только что обсуждалось, мы все склонны сосредотачиваться на том, что наиболее актуально в данный момент.Это наш режим по умолчанию. Трудно получить мотивацию что-то делать, когда над нашей головой не нависает крайний срок. Чтобы отказаться от этой резервной позиции, требуются сила воли и самодисциплина — качества, которые не возникают естественным образом, и их необходимо активно развивать и выражать.

Поскольку действия во втором квартале не требуют нашего внимания, мы обычно держим их навсегда на заднем плане нашей жизни и говорим себе: «Я доберусь до этих вещей« когда-нибудь »после того, как разберусь с этими неотложными вещами. .«Мы даже откладываем выяснение того, что является самым важным в жизни, что, конечно, только увековечивает цикл, когда все, о чем мы когда-либо заботимся, — это самые срочные дела в нашем списке.

Но «когда-нибудь» никогда не наступит; Если вы ждете важных дел, пока ваш график немного прояснится, поверьте мне, когда я скажу, что этого не произойдет. Вы всегда будете чувствовать себя таким же занятым, как сейчас, и, во всяком случае, жизнь становится все более загруженной по мере того, как вы становитесь старше (по крайней мере, до тех пор, пока вы не выйдете на пенсию).

Чтобы преодолеть присущее нам предвзятое отношение к настоящему, которое мешает нам сосредоточиться на деятельности в квадранте 2, мы должны прожить свою жизнь намеренно и проактивно .Вы не можете вести свою жизнь в режиме по умолчанию. Вы должны сознательно решить: «Я найду время для этих вещей, будь то ад или паводок».

Квадрант 3: срочные и неважные задачи

Квадрант 3 задачи — это действия, которые требуют нашего внимания сейчас (срочно), но не помогают нам в достижении наших целей или выполнении нашей миссии (не важно). Большинство задач Q3 — это отвлекающие факторы от других людей, которые часто связаны с оказанием им помощи в достижении их собственных целей и выполнении собственных приоритетов.

Вот некоторые конкретные примеры действий в квадранте 3:

• Телефонные звонки
• Текстовые сообщения
• Большинство электронных писем (некоторые электронные письма могут быть срочными и важными)
• Сотрудник, который приходит к вам за столом в ваше лучшее рабочее время, чтобы попросить об одолжении
• Просьба бывшего сотрудника написать рекомендательное письмо от его имени (это, вероятно, важно для него, но давайте признаем, что, вероятно, это не так важно для вас)
• Мама приходит без предупреждения и хочет вашей помощи с рутинная работа

По словам Кови, многие люди тратят большую часть своего времени на задачи третьего квартала, при этом думая, что они работают в первом квартале.Поскольку задачи Q3 действительно помогают другим, они определенно считают важными. Кроме того, это обычно осязаемые задачи, выполнение которых дает вам чувство удовлетворения, возникающее при отметке чего-то из своего списка.

Но хотя задачи Q3 могут быть важны для других, они не важны для вас . Они не обязательно плохие, но их нужно согласовывать с вашими занятиями во втором квартале. В противном случае у вас будет ощущение , как будто вы много делаете изо дня в день, и в конечном итоге поймете, что на самом деле вы не добиваетесь никакого прогресса в своих собственных долгосрочных целях.Это рецепт личного разочарования и негодования по отношению к другим людям.

Мужчины, которые проводят большую часть своего времени за срочными, но не важными задачами, часто страдают «синдромом приятного парня» и хотят постоянно радовать других за счет собственного счастья.

Если это вы, решение простое: станьте более напористыми и начните твердо (но вежливо) отказываться от большинства запросов.

Квадрант 4: Несрочные и не важные задачи

Квадрант 4 Действия не срочны и не важны.Это то, что я люблю называть «болтовней». Действия четвертого квартала не являются насущными и не помогают вам в достижении долгосрочных целей или выполнении вашей мужской миссии. В первую очередь они отвлекают.

Конкретные примеры несрочных и неважных задач включают:

• Просмотр телевизора
• Бездумный серфинг в Интернете
• Игра в видеоигры
• Прокрутка через Facebook, Twitter, Instagram
• Азартные игры
• Шоппинг

Я думаю если бы большинство из нас проводили проверку времени на самих себе, мы бы обнаружили, что тратим чрезмерное количество времени на действия в четвертом квартале.Я уверен, что у большинства из нас бывают моменты «я зря трачу свою жизнь» после того, как мы часами сидим в Интернете и понимаем, что могли бы использовать это время для достижения наших более возвышенных жизненных целей. Нет? Это всего лишь я? Черт возьми.

Как прагматик, я не думаю, что вам нужно полностью исключать занятия четвертого квартала из своей жизни. После особенно беспокойного и напряженного дня беспорядочный просмотр Интернета или просмотр любимого телешоу в течение получаса — это именно то, что нужно моему мозгу, чтобы расслабиться.

Вместо того, чтобы стремиться полностью избавиться от Несрочных и Неважных задач, постарайтесь тратить на них очень ограниченное количество времени.5% или меньше часов вашего бодрствования — хорошая цель.

Будь как Айк; Уделяйте больше времени важным задачам

В нашем нынешнем шоковом мире способность отфильтровывать сигнал от шума или различать то, что срочно, а что действительно важно, является важным навыком.

Моя задача на этой неделе — применить матрицу решений Эйзенхауэра к как можно большему количеству аспектов вашей жизни. Столкнувшись с решением, остановитесь и спросите себя: «Я делаю это потому, что это важно, или я делаю это потому, что это просто срочно?»

Я обещаю, что, проводя большую часть своего времени за не срочными, а с важными задачами, вы почувствуете обновленное чувство спокойствия, контроля и самообладания в своей жизни.Вы почувствуете, что добиваетесь реального прогресса. Вкладывая свое время в планирование / организацию второго квартала, вы можете предотвратить и устранить многие кризисы и проблемы первого квартала, сбалансировать запросы третьего квартала с вашими собственными потребностями и по-настоящему насладиться овощами четвертого квартала, зная, что вы остальное заработал. Сделав задачи Q2 своим главным приоритетом, независимо от чрезвычайной ситуации, раздражения или крайнего срока, вы получите умственные, эмоциональные и физические средства, чтобы реагировать положительно, а не защищаться.

Инструменты, которые помогут вам

Чтобы помочь вам применить матрицу решений Эйзенхауэра, мы предлагаем проверить следующие инструменты.

Eisenhower App. Это приложение для iPhone, которое позволяет легко организовать вашу задачу в соответствии с Матрицей решений Эйзенхауэра. У меня была возможность немного поиграть с этим, и мне понравилось то, что я увидел. Ничего подобного для Android найти не удалось.

Загрузите рабочий лист матрицы решений Эйзенхауэра. Я создал шикарный небольшой PDF-файл с Матрицей решений Эйзенхауэра, доступный для бесплатной загрузки. Распечатайте один сегодня вечером и выделите 30 минут для личного размышления. Составьте список задач, над которыми вы тратите большую часть своего времени, и отнесите их к соответствующему квадранту матрицы. Это даст вам приблизительное представление о том, тратите ли вы время на действительно важные дела.

После этого подумайте, как можно сократить время, которое вы тратите на задачи Q1, Q3 и Q4, и увеличить количество времени, которое вы тратите на действия Q2.

Срочный / важный принцип Эйзенхауэра — Навыки тайм-менеджмента

Эффективное использование времени, а не просто рациональное использование времени

© iStockphoto
blackred

Сосредоточьтесь на самой важной работе.

Представьте, что ваш начальник попросил вас подготовить важную презентацию к следующему заседанию совета директоров.

У вас всего несколько дней, чтобы собрать все, ваша рабочая нагрузка уже высока, и у вас есть много других неотложных задач в вашем списке дел.Из-за этого вы беспокоитесь, не можете сосредоточиться, и вам кажется, что все отвлекает.

Факторы, вызывающие временной стресс, являются одними из самых распространенных источников давления на рабочем месте, и они возникают в результате того, что им приходится делать слишком много работы в слишком короткий срок. Итак, как вы можете побороть этот стресс и выполнить то, что необходимо для хорошей работы?

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает вам подумать о ваших приоритетах и ​​определить, какие из ваших занятий важны, а какие, по сути, отвлекают.

Что такое «срочные» и «важные» мероприятия?

Выступая в 1954 году на Второй Ассамблее Всемирного совета церквей, бывший президент США Дуайт Д. Эйзенхауэр, цитируя доктора Дж. Роско Миллера, президента Северо-Западного университета, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важное. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». Говорят, что этот «принцип Эйзенхауэра» определяет то, как он организовал свою рабочую нагрузку и приоритеты.

Он понимал, что хорошее управление временем означает не только эффективность, но и эффективность.Другими словами, мы должны тратить время на важные дела, а не только на срочное. Чтобы сделать это и свести к минимуму стресс от слишком большого количества сжатых сроков, нам нужно понимать это различие:

• Важные действия приводят к достижению наших целей, будь то профессиональные или личные.
• Срочные действия требуют немедленного внимания и обычно связаны с достижением чьих-то целей.Мы часто сосредотачиваемся на них, и они требуют внимания, потому что последствия того, что мы с ними не общаемся, проявляются немедленно.

Когда мы знаем, какие действия важны, а какие срочны, мы можем преодолеть естественную тенденцию сосредотачиваться на неважных срочных делах, чтобы освободить достаточно времени, чтобы заняться тем, что важно для нашего успеха. Таким образом мы переходим от «пожаротушения» к ситуации, когда мы можем развивать наш бизнес и нашу карьеру.

Как использовать принцип Эйзенхауэра

Чтобы использовать этот принцип, перечислите все виды деятельности и проекты, которые, по вашему мнению, вам необходимо выполнить.Постарайтесь включить все, что отнимает ваше время на работе, даже если это неважно. (Если вы управляете своим временем с помощью списка дел или Программа действий, вы это уже сделали.)

Затем подумайте о каждом действии и разделите его на одну из четырех категорий, как показано на рисунке 1 ниже:

Рисунок 1 — Принцип срочности / важности Эйзенхауэра

Затем используйте описанные ниже стратегии, чтобы составить расписание своих занятий.

1.Важное и срочное

Есть два различных типа срочных и важных дел: те, которые вы не могли предвидеть, и другие, которые вы оставили до последней минуты.

Вы можете отказаться от действий в последнюю минуту, заранее планируя и избегая откладывания на потом. .

Однако не всегда можно предсказать или избежать некоторых проблем и кризисов. Здесь лучший подход — выделить в своем расписании некоторое время для решения неожиданных проблем и незапланированных важных дел.(Если возникнет серьезный кризис, вам придется перенести другие задачи.)

Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них вы могли предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать подобные действия заранее, чтобы они не становились срочными.

2. Важно, но не срочно

Это виды деятельности, которые помогут вам достичь ваших личных и профессиональных целей и выполнить важную работу.

Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными.Кроме того, не забудьте выделить в своем расписании достаточно времени для решения непредвиденных проблем. Это увеличит ваши шансы не сбиться с пути и поможет избежать того, чтобы стресс от работы стал более срочным, чем это необходимо.

3. Не важно, но срочно

Срочные, но не важные задачи — это вещи, которые мешают вам достичь поставленных целей. Спросите себя, можете ли вы перенести или делегировать их.

Обычным источником такой деятельности являются другие люди. Иногда уместно вежливо сказать людям «нет» или побудить их решить проблему самостоятельно.(Наша статья «Да человеку, нет задаче» здесь поможет.)

Получите бесплатную рассылку новостей

Изучайте новые карьерные навыки каждую неделю и получайте бонус Рабочая тетрадь по управлению временем , бесплатно !

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

Как вариант, попробуйте выделить время, когда вы доступны, чтобы люди знали, что они могут поговорить с вами тогда.Хороший способ сделать это — устраивать регулярные встречи с теми, кто часто вас перебивает, чтобы вы могли решать все их проблемы сразу. После этого вы сможете дольше концентрироваться на важных делах.

4. Не важно и не срочно

Эти занятия просто отвлекают — по возможности избегайте их.

Многие из них можно просто игнорировать или отменить. Однако некоторые из них могут быть действиями, которые другие люди хотят, чтобы вы выполняли, даже если они не способствуют достижению ваших желаемых результатов.Опять же, вежливо скажите «нет», если можете, и объясните, почему вы не можете этого сделать.

Если люди видят, что вы четко представляете свои цели и границы , они часто не будут просить вас заняться «неважными» делами в будущем.

Ключевые моменты

Принцип срочности / важности Эйзенхауэра помогает быстро определить виды деятельности, на которых вам следует сосредоточиться, а также те, которые следует игнорировать.

Когда вы используете этот инструмент для определения приоритетов своего времени, вы можете решать действительно неотложные проблемы, одновременно работая над достижением важных долгосрочных целей.

Чтобы использовать инструмент, перечислите все свои задачи и действия и поместите их в одну из следующих категорий:

• Важно и срочно.
• Важно, но не срочно.
• Не важно, но срочно.
• Не важно и не срочно.

Затем запланируйте задачи и действия в зависимости от их важности и срочности.

Инфографика

Щелкните изображение ниже, чтобы увидеть нашу инфографику о срочном / важном принципе Эйзенхауэра:

Срочно Vs.Важно: лучший способ оставаться продуктивным и работать с умом

Как и у большинства людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Unsplash

Когда Бонни Уэр, медсестра паллиативной помощи, которая ухаживает за неизлечимыми пациентами в последние недели их жизни, спросила, о чем люди больше всего сожалеют, на это неоднократно приходили 5 ответов:

• Мне жаль, что у меня не хватило смелости прожить жизнь, правдивую для себя, а не ту жизнь, которую от меня ожидали другие
• Мне жаль, что я не работал так усердно
• Мне жаль, что у меня не хватило смелости выразить свои чувства
• Хотел бы я оставаться на связи со своими друзьями
• Хотел бы я быть счастливее

Я много думаю над этим списком, пока работаю.

Как и большинство людей, мои дни наполнены срочными, но часто тривиальными задачами. Электронные письма. Встречи. Догонщики. Звонки.

Это похоже на выплату по кредитной карте с высокими процентами. Я работаю до мозга костей, но почти не нарушаю принципа. Когда я вспоминаю, чего я добился значительного за определенную неделю, иногда даже в голову не приходит ни одна вещь. Как это случилось?

Во время выступления в Стэнфорде Фил Либин, генеральный директор Evernote, затронул именно эту проблему, обсуждая, как отличить то, что срочно, от того, что важно в вашей жизни:

Срочные задачи — это задачи, которые необходимо решать немедленно.

Это такие вещи, как телефонные звонки, задачи с приближающимися сроками и ситуации, когда вам нужно быстро реагировать. Ответ на электронное письмо, когда вам нужно это сделать, обычно является неотложной задачей.

Важные задачи — это задачи, которые способствуют выполнению долгосрочных миссий и целей.

Это такие вещи, как книга, которую вы хотите написать, презентация, которую вы хотите сделать для продвижения по службе, и компания, которую вы планируете создать.

Проблема в том, что важные задачи обычно уступают место срочным.Итак, если у вас ограниченное количество времени в день, , как вы можете выделить время для важных дел?

Использование матрицы решений для определения важности

Один из способов выяснить, что является наиболее важным, — использовать матрицу решений Эйзенхауэра:

Когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Jamesclear.com/Crew.co

Разработано Дуайтом Эйзенхауэром, пятизвездным генералом армии Соединенных Штатов, верховным главнокомандующим союзными войсками в Европе во время Второй мировой войны, президентом Колумбийского университета, ох, и двухместным президентом. Президент США, эта простая рамка делит задачи на простые категории:

В верхнем левом углу ( Важно и срочно ) вы можете указать такие вещи, как кризисы, сроки и проблемы.

Верхний правый угол ( Важно и не срочно ) может состоять из таких вещей, как отношения, планирование долгосрочных проектов и отдых.

Нижний левый угол ( Не важно и Срочно ) может состоять из перерывов, встреч и действий.

Нижний правый угол ( Не важно и Не срочно ) может содержать траты времени, приятные занятия и другие тривиальные задачи.

Убрать неважные, несрочные вещи довольно просто. Это вроде как и ежу понятно. Вы хотите проводить там как можно меньше времени.

Важные и срочные дела, очевидно, также являются первым делом, которым вы должны заняться.

Но как насчет расстановки приоритетов между двумя другими квадрантами? Вот тут все становится сложно.

Большинство людей по умолчанию сначала выполняют срочные задачи — проблема в том, что , если вы всегда выполняете срочные задачи, вы не можете выполнять важные задачи .

Всегда возникают срочные задачи. И всегда будут более срочные задачи, чем вы успеваете выполнить, как бы вы ни старались.

Вы когда-нибудь говорили, «[X] действительно важен, но у меня сейчас нет на это времени»?

Каждый раз, когда вы это делаете, вы делаете выбор между важным и срочным. Лао-цзы говорит: «Время — это созданная вещь. Сказать «У меня нет времени» — это все равно что сказать: «Я не хочу».

Или, как выразился Пикассо: «Отложите на завтра только то, что вы готовы умереть, оставив незавершенным.”

Как сделать важные дела срочными

Самый простой способ удостовериться, что важная задача срочна, — это указать крайний срок.

Сроки — это то, что делает срочные задачи срочными: тот факт, что вы должны решать их немедленно. Отсутствие сроков также часто делает важные задачи столь незначительными. Обычно это те вещи, к которым в конце концов можно добраться.

Например, вы должны заплатить арендную плату до конца месяца. Это крайний срок.По мере приближения этого срока задача становится все более актуальной.

С другой стороны, ваша цель привести в форму важна, но совсем не срочна. У вас есть и , чтобы дойти до спортзала к концу месяца? Возможно нет.

Итак, первое, что вам нужно сделать, если вы хотите, чтобы важные задачи были выполнены, — это установить крайние сроки. Важная задача — это почти всегда огромный набор задач (часто они больше похожи на проекты), и для того, чтобы установить крайний срок, вы сначала должны разбить его на более мелкие задачи и установить для них крайние сроки.

Мой любимый подход к этому исходит из статьи Getting Things Done , в которой Дэвид Аллен спрашивает:

«Какое следующее физическое действие вам нужно предпринять, чтобы добиться прогресса в этой задаче?»

Это то, что вам нужно установить в срок.

И вот здесь самое важное, потому что недостаточно просто установить крайний срок.

Зачем нужны серьезные дедлайны

Второе качество срочных задач, делающее их срочными, заключается в том, что их сроки не подлежат обсуждению.

Если вы не уложитесь в срок, это повлечет за собой серьезные последствия.

Очевидно, почему это происходит с чем-то вроде неуплаты арендной платы. Сначала домовладелец позвонит вам и накричит на вас. Если вы чувствительны к социальному давлению, этого, вероятно, будет достаточно, чтобы вы вовремя заплатили арендную плату. В противном случае в конечном итоге вы попадете в суд и выселите, что для большинства людей достаточно серьезно.

Проблема простой установки сроков для важных задач в том, что они автоматически не становятся серьезными.Если я скажу, что мне нужно пойти в спортзал до конца недели, то, по сути, не будет никаких последствий за невыполнение этого срока.

Так как же сделать дедлайны более значимыми? Вот несколько способов:

1. Сделать общедоступным

Один из способов сделать дедлайн более серьезным — объявить его публично. Когда вы публично отчитываетесь в срок, вы не можете обмануть только себя. Обратной стороной медали является то, что если вы устанавливаете дату публично, вам лучше убедиться, что вы действительно можете ее достичь.Нет ничего лучше стресса, связанного с необходимостью уложиться в срок, который вы слишком агрессивно для себя установили.

2. Создание наград и наказаний

Еще один способ сделать дедлайн более серьезным — установить награду за его выполнение или наказание за пропажу. Установите этот набор наград и наказаний заранее и убедитесь, что вы не являетесь человеком, ответственным за его выполнение. Например, выпишите чек на 2000 долларов какой-нибудь политической организации, которую вы ненавидите, отдайте его своему другу и попросите его отправить его, если вы не уложитесь в срок.

3. Обеспечение подотчетности других

Когда речь идет о привлечении других (например, членов вашей команды) к ответственности за соблюдение сроков, важно дать людям понять, насколько важны для вас сроки. Вы не можете терпеть пропущенных сроков. А это означает, что нужно проверять время и вести дискомфортные разговоры в случае срыва сроков. Если вы этого не сделаете, люди по понятным причинам будут считать, что дедлайны не так важны для вас, и их все чаще и чаще откладывают или пропускают.

4. Установите себе постоянные напоминания

Очень легко игнорировать крайний срок, если у вас нет постоянного напоминания. Срочные задачи часто имеют встроенные напоминания, например, ваш друг или супруга, которые постоянно подстегивают вас, чтобы вы что-то сделали. Для важных задач вы должны сами установить эти напоминания. Разложите липкие ленты вокруг стола. Установите календарные события или таймеры. Повесьте подпись у зеркала в ванной. Делайте то, что вам нужно.

*****

Кажется, это много работы? Ну, может быть, сначала.Но со временем это станет легче, и вы почувствуете, что меньше нервничаете.

У вас всегда будет достаточно срочных задач на целый день, неделю, год или даже всю жизнь. Но на что вам действительно следует тратить большую часть своей энергии, так это на выполнение важных дел, чтобы не оказаться со списком сожалений о вещах, на которые вы никогда не находили времени.

Джори Маккей — редактор @CrewLabs, где изначально был опубликован этот пост. Хотите научиться быть лучшей версией себя? Щелкните здесь, чтобы присоединиться к тысячам производителей и предпринимателей, которые еженедельно получают наши электронные письма о повышении вашего творческого потенциала и производительности.

Избегайте «ловушки срочности» с матрицей Эйзенхауэра

«Кто может определить для нас с точностью разницу между долгосрочным и краткосрочным планами! Особенно когда кажется, что наши дела находятся в кризисе, мы почти вынуждены уделять первое внимание срочному настоящему, а не важному будущему ».

— Дуайт Д. Эйзенхауэр, обращение 1961 г. к Century Association

Дуайт Д. Эйзенхауэр — пятизвездочный генерал во время Второй мировой войны и 34-й президент США — был продуктивным парнем.

В течение двух сроков пребывания на посту президента США он руководил строительством системы автомагистралей между штатами, создал НАСА, подписал первый крупный законодательный акт о гражданских правах после окончания Гражданской войны, положил конец Корейской войне, приветствовал Аляску и Гавайи в союз и сумел сохранить холодную войну с Россией.

И все это он делал с размахом — Эйзенхауэр был самым уважаемым человеком года Гэллапа не менее двенадцати раз.

Как Эйзенхауэр смог добиться такого количества достижений, которые оказали бы такое длительное влияние на его страну и мир? Он понимал принципиальную разницу между Срочным и Важным.В своей речи в 1954 году Эйзенхауэр процитировал неназванного президента университета, который сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ».

Спустя более трех десятилетий в своей бестселлере «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови переработал идеи Эйзенхауэра в простой инструмент для определения приоритетов задач, теперь известный как Матрица Эйзенхауэра (также известная как Матрица управления временем, Эйзенхауэр). Box, Метод Эйзенхауэра и Матрица срочности и важности).Эта схема расстановки приоритетов помогает вам бороться с эффектом «простой срочности» (подробнее об этом позже), устранять в вашей жизни траты времени и создавать больше мысленного пространства для достижения ваших целей.

Попробуйте Матрицу Эйзенхауэра, если вы …

• Вы весь день бегаете по тушению пожаров (образно говоря)

• Заняты, но не чувствуете, что ваша работа имеет большое значение

• У вас есть долгосрочные цели, но у вас нет времени или энергии для их достижения.

В этой статье вы узнаете, почему так важно различать «Срочное» и «Важное», как матрица Эйзенхауэра помогает вам в этом и как применять матрицу как к общим проектам, так и к повседневным задачам с помощью Todoist.

Эффект простой срочности, также известный как Почему мы не умеем расставлять приоритеты

Как мы решаем, на какую задачу обратить внимание в любой момент? Оказывается, не очень хорошо.

Недавнее исследование, опубликованное в Journal of Consumer Research, было направлено на изучение того, как люди решают, над чем работать, когда они сталкиваются с задачами смешанной срочности и важности. В пяти отдельных экспериментах исследователи наблюдали любопытную закономерность: наше внимание привлекается к задачам, чувствительным ко времени, а не к менее срочным задачам , даже когда менее срочные задачи предполагают большее вознаграждение .Эта психологическая причуда, получившая название «Эффект простой срочности», объясняет, почему мы так плохо умеем управлять задачами и временем. Мы с большей вероятностью будем отдавать приоритет задачам с крайним сроком по сравнению с задачами без такового, независимо от их долгосрочной отдачи.

Эффект еще более заметен у людей, которые называют себя «занятыми». Те же исследователи обнаружили, что занятые люди, описывающие себя, с большей вероятностью выбирают срочные задачи с более низкими выплатами, потому что они уже были сосредоточены на продолжительности задачи. Если вы уже чувствуете нехватку времени, вы, вероятно, продолжите расставлять приоритеты в задачах, которые заставят вас сосредоточиться на часах.

Но есть и хорошие новости — эффект простой срочности можно обратить. Когда участникам было предложено рассмотреть последствия своего выбора во время отбора, они с гораздо большей вероятностью выберут важную задачу, а не срочную. Результаты показывают, что если вы будете помнить о долгосрочной важности несрочных задач, вы сможете преодолеть тягу к срочным отвлекающим факторам и сосредоточиться на том, что действительно важно.

Вот где появляется матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра — срочно и важно

Матрица Эйзенхауэра — это простой инструмент для рассмотрения долгосрочных результатов ваших повседневных задач и сосредоточения внимания на том, что сделает вас наиболее эффективным, а не только наиболее продуктивным. Это помогает вам визуализировать все ваши задачи в матрице срочное / важное. Все ваши повседневные задачи и более крупные проекты попадут в один из этих четырех квадрантов:

• Срочные и важные задачи / проекты, подлежащие немедленному завершению

• Несрочные и важные задачи / проекты, которые необходимо запланировать ваш календарь

• Срочные и неважные задачи / проекты, которые нужно передать кому-то другому

• Несрочные и несущественные задачи / проекты, которые нужно удалить

В реальном мире различие между срочными / несрочными, «важно / не важно» гораздо мрачнее, чем в экспериментальных условиях.Вот как это разбирает Стивен Кови:

Срочные вопросы — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач. Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей.Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей. Никто другой не может определить, что для вас важно.

Ниже приводится подробный анализ каждого из четырех квадрантов матрицы Эйзенхауэра, который поможет вам определить, какие задачи входят в каждый из них и как с ними справиться.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи требуют от вас быстрых действий.У этих пунктов обычно есть видимые сроки и последствия для задержки принятия мер. Чаще всего это либо то, что вам навязали из внешнего источника, либо то, что вы откладываете, пока не столкнетесь с приближающимся крайним сроком. В любом случае они требуют реакции в кризисном режиме.

Например:

• Покрытие проекта для больного коллеги

• Автомобильные стоянки на шоссе

• Раковины протекают и заливают вашу кухню на два фута воды

• Клиенты приходят к вам с неотложной проблемой

• Последний срок назначен вам

Задачи в квадранте 1 неизбежны.Даже если вы никогда не откладывали на потом (что невозможно просить), всегда будет что-то вне вашего контроля. Однако проблема возникает, когда вы сосредотачиваетесь на этих неожиданных задачах или задачах с установленными сроками, исключая долгосрочные цели, которые важны для вас.

Кови предупреждает, что слишком много времени на задачи из квадранта 1 может привести к усилению стресса, выгоранию и ощущению, что ваши дни вышли из-под вашего контроля. Тушение пожаров в течение всего дня быстро лишит вас энергии и страсти к работе и может облегчить бессмысленное бегство от реальности, обнаруженное в Квадранте 4.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Несрочные, но важные задачи — это действия, которые помогут вам достичь долгосрочных целей. У них может не быть крайнего срока (или даже даты окончания), поэтому их легко отложить в пользу более срочных задач. Однако эти задачи имеют гораздо большее влияние на вашу долгосрочную эффективность в достижении ваших целей.

Примеры:

• Планирование долгосрочных и краткосрочных проектов

• Регулярные работы или проекты технического обслуживания

• Профессиональные сети и построение личных отношений

• Изучение нового навыка, идущее в ногу с текущими исследованиями в ваше поле, посещение образовательных мероприятий

• Физические упражнения и повседневное здравоохранение

Кови говорит, что Квадрант 2 — это лучшее место для управления личным временем.Это то место, где вы сосредоточены не на проблемах (как в первом квартале), а на возможностях и росте. Жизнь в этом квадранте матрицы означает, что вы проявляете инициативу и расставляете приоритеты в деятельности, которая развивает ваши навыки и энергию и способствует достижению значимых целей. В квадранте 2 происходит «глубокая работа», потому что вы в значительной степени избавляетесь от отвлекающих факторов.

Последовательно занимаясь вторым кварталом, вы уменьшаете количество насущных проблем, которые возникают в первом квартале. Жизнь во втором квартале означает, что вы можете составить план, чтобы завершить проекты и избежать возможных проблем.Например, если вы продолжаете откладывать выполнение планового технического обслуживания автомобиля, вы можете заплатить за него позже, когда ваша машина остановится.

Вы управляете другими людьми?

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные, но не важные задачи лучше всего описывать как напряженную работу. Эти задачи часто основаны на ожиданиях, установленных другими, и не приближают вас к вашим долгосрочным целям.

Примеры:

• Ненужные перерывы со стороны коллег

• Проверка телефона или электронной почты всякий раз, когда он отключается

• Ответ на определенные текстовые сообщения, электронные письма или сообщения в социальных сетях

• Действия по купонам или ограниченное время предлагает

• Некоторые встречи

Квадрант 3 — это место, где живет простой эффект срочности.Стремление выполнять задачи из-за реальных или предполагаемых сроков означает, что вы беретесь за задачи, которые на самом деле не имеют для вас значения. Учитывая, что задачи Q3 являются срочными, но обычно связаны с чьими-то приоритетами, слишком много времени в этом квадрате может показаться, что вы делаете то, что должны делать, а не то, что хотите. Сосредоточение внимания на задачах третьего квартала может заставить вас почувствовать, что вы не достигли своих больших жизненных целей или не контролируете свою повседневную жизнь.

Кови предлагает делегировать как можно больше задач в третьем квартале.Можете ли вы попросить кого-нибудь сделать записи о встрече? Можете ли вы доставить продукты вместо того, чтобы идти в магазин? Можете ли вы дать возможность своим детям мыть посуду? Можете ли вы нанять цифрового помощника для планирования визитов к семейному врачу? Есть ли что-нибудь в своей жизни, что можно автоматизировать?

Если вы не можете делегировать эти задачи, постарайтесь, чтобы они не занимали ваш день:

• Отключите уведомления на телефоне и компьютере во время работы

• Сообщите другим, сколько времени вы можете потратить по заданной задаче

• Сохраните задачи Q3 на периоды, когда у вас очень мало энергии, вместо того, чтобы ставить их первым делом с утра

• Согласуйте свою рабочую нагрузку со своим начальником

• Практикуйтесь, говоря нет

Квадрант 4: Несрочные и не важные

Несрочные и не важные задачи — это занятие, отнимающее много времени, которое следует безжалостно вырезать.Эти действия не способствуют прогрессу в достижении ваших целей, но могут занять много времени.

Примеры:

• Часовой просмотр телевизора

• Бездумное обновление социальных сетей и прокрутка

• Действия по предотвращению, такие как сортировка и систематизация электронной почты, а не ответы на нее

• Чрезмерное количество покупок или просмотр в Интернете

Квадрант 4 — это квадрант избытка и немедленного удовлетворения, который в конечном итоге оставляет чувство неудовлетворенности.

Не поймите меня неправильно, нам всем нужно немного свободного времени. Сам Эйзенхауэр был хорошо известным игроком в бридж — даже играл каждую ночь до Дня высадки — и подвергался критике за его многочисленные поездки в гольф, когда он находился в офисе. Ключ в том, что эти действия были балансом многих стрессовых аспектов политического лидера. Однако, если вы не делаете этого намеренно, то, как вы тратите время простоя, на самом деле может истощить вашу энергию, страсть и творческий потенциал.

Недавнее исследование, опубликованное в Журнале прикладной психологии, показало, что то, как сотрудники проводят свободное от работы время, является сильным предиктором того, сколько энергии и позитива они проявят в следующий рабочий день.Сотрудники, которые занимались самообладанием, например, физическими упражнениями или волонтерством, на следующий день были более мотивированы. Сотрудники, которые расслабились с помощью йоги, медитации или прослушивания музыки, более спокойно подошли к рабочему дню.

Сотрудники, которые отвлекали внимание, чтобы избежать или игнорировать проблемы, например, чрезмерно смотрели телевизор, на следующий рабочий день снова проявили позитивный настрой. Однако по мере продолжения использования отвлекающих факторов их настроение и мотивация ухудшались по мере того, как неделя продолжалась. Другими словами, умеренное отвлечение было нормально, но привычное отвлечение привело к снижению удовлетворенности работой в целом.

Копай глубже

Не знаете, чем заняться в свободное время, когда телевидение и социальные сети не используются? Попробуйте эти идеи

Как перебалансировать ваши квадранты

Согласно Стивену Кови, квадрант 2 — это «квадрант качества», где время, потраченное на выполнение этих задач, увеличивает вашу общую эффективность. Здесь личный и профессиональный рост встречается с планированием, профилактикой и действиями.

Чтобы оценить, где вы в данный момент находитесь в матрице, начните отслеживать свое время и задачи.Если вы используете Todoist для управления задачами, вы можете легко получить список всех задач, которые вы выполнили, и когда вы их выполнили. Когда у вас есть данные за несколько дней, сядьте и распределите свои задачи по секторам, задав следующие вопросы:

1. Это было срочно для меня?

2. Было ли это важно для меня?

Помните, что вы выбираете эти критерии только исходя из ваших желаемых результатов, а не чьих-то еще.

После того, как ваши задачи распределены по соответствующим квадрантам, проверьте, на что вы тратите время.Довольны ли вы своим квадрантным балансом?

Если вы проводите много времени в первом квартале, потратьте время на планирование, чтобы предвидеть и предотвращать проблемы:

• Следующий шаг: Составьте еженедельный или даже ежемесячный план в соответствии с вашими текущими целями и сроками. В конце каждой недели делайте еженедельный обзор. Подумайте, насколько хорошо ваш план сработал, и внесите поправки на следующую неделю. Если большая часть ваших задач в первом квартале поступает из внешних источников, продумайте, как лучше их спланировать и предвидеть.Возможно, вам потребуется разработать более активный рабочий процесс с коллегой или клиентом или поговорить со своим начальником о балансировке чрезмерной рабочей нагрузки. Если есть конкретный клиент, который создает много задач Q1, работа может не стоить стресса.

Если вы проводите свое время в третьем квартале, делегируйте, исключите или ограничьте количество времени, которое вы тратите на эти задачи:

• Следующий шаг: Разработайте стратегию и запишите конкретные шаги того, как вы будете ограничить эти задачи.Можете ли вы их делегировать? Ты можешь просто сказать нет? Можете ли вы объединить эти типы задач вместе за один день в течение недели? Можете ли вы открыто обсудить со своим начальником, сколько времени вы тратите на «занятую работу»? Выделите время в своей неделе, чтобы сделать эти шаги.

Если вы проводите свое время в четвертом квартале, вы можете застрять в колее, испытывать стресс или избегать проблем:

• Следующий шаг: Используйте свой учет рабочего времени, чтобы определить самых больших тратящих время и выработать стратегию о том, как их избежать или ограничить.Разработайте план по преодолению прокрастинации, прежде чем у вас появится соблазн откладывать на потом. Помните, что иногда можно просто расслабиться, но действия в этом квадранте имеют убывающую отдачу при чрезмерном использовании.

По мере того, как вы смещаете свои приоритеты в сторону квадранта 2, продолжайте использовать матрицу Эйзенхауэра, чтобы знать, над чем вы должны работать изо дня в день.

Как реализовать матрицу Эйзенхауэра в Todoist

Вы можете использовать Todoist, чтобы распределить свои задачи по четырем срочным / важным квадрантам с помощью двух разных методов: меток или уровней приоритета.Оба метода описаны ниже.

Использование ярлыков

В Todoist ярлыки и фильтры работают вместе, чтобы помочь вам организовать и отсортировать список задач. Для этой настройки сначала создайте эти две метки:

После того, как у вас есть две метки, просмотрите свои задачи и назначьте соответствующие метки для каждой:

• Добавьте @ срочно и @important к задачам, которые необходимо выполняются немедленно и лично

• Добавьте @important к задачам, которые имеют установленный срок и выполняются лично

• Добавьте @ срочно к задачам, которые можно делегировать или отнести к

• Не добавить любую метку к задачам, которые можно отбросить

Вы можете быстро назначить метку любой задаче, введя «@» в поле задачи.Это вызовет список ваших текущих ярлыков для выбора. Продолжайте вводить название ярлыка, чтобы сузить список.

После того, как все ваши срочные и / или важные задачи отмечены, создайте четыре новых фильтра для соответствия каждому квадранту:

• Срочно и важно с запросом фильтра: @urgent & @important

• Важно & Не срочно с запросом фильтра: @important &! @Urgent

• Срочно и неважно с запросом фильтра: @urgent &! @Important

• Неважно и несрочно с запросом фильтра:! @Important & ! @urgent

• И / или объедините их все в один фильтр Эйзенхауэра с запросом: @urgent & @important, @important &! @urgent, @urgent &! @important,! @important &! @urgent

Теперь вы сможете проверить каждое представление фильтров, чтобы узнать, какие срочные и важные задачи требуют вашего внимания в первую очередь; какие важные, но не срочные задачи нужно запланировать; какие срочные и неважные задачи вам следует либо делегировать, либо выполнять в часы с низким энергопотреблением; и какие задачи нужно просто удалить.

Подсказка Todoist

Чтобы ваши важные задачи всегда были в центре внимания, добавьте фильтры «Срочно» и «Важно», «Важно и не срочно» в избранное. Они будут отображаться в верхней части навигационного меню для быстрого доступа.

Использование уровней приоритета

Вместо использования ярлыков для сортировки задач вы можете использовать четыре уровня приоритета Todoist. Каждый уровень приоритета будет отображаться в соответствующем квадранте матрицы Эйзенхауэра:

• Срочно и важно = Приоритет 1 (красный)

• Не срочно и важно = Приоритет 2 (оранжевый)

• Срочно и неважно = Приоритет 3 (синий)

• Не срочно и неважно = Приоритет 4 (без цвета)

Назначьте уровень приоритета любой задаче, щелкнув или коснувшись значка флажка, а затем выбрав желаемый уровень приоритета.Измените уровень приоритета в любое время, выбрав значок флажка при редактировании задачи, или просто введите p1, p2 или p3 прямо в поле задачи, и Todoist распознает и назначит правильный уровень приоритета при создании задачи. Все, что не имеет цветного флажка, по умолчанию является P4.

Затем настройте фильтр для просмотра задач по приоритету для всех ваших проектов. Перейдите к фильтрам, затем нажмите «Добавить фильтр» и назовите его «Матрица Эйзенхауэра». Под запросом введите «p1, p2, p3, p4».

Задачи с наивысшим приоритетом будут отображаться в верхней части каждого ежедневного списка дел в представлениях «Сегодня» и «Предстоящие» (задачи с указанием даты и времени будут отображаться первыми независимо от уровня приоритета).

Совет Todoist

При использовании этого метода помните, что все, что не имеет цветного флажка (p1, p2, p3), автоматически сортируется как P4. Если вы используете Todoist для хранения справочных материалов, вы можете изменить свой фильтр, чтобы исключить элементы P4 из определенных справочных проектов. В этом случае ваш запрос фильтра будет выглядеть так: «p1, p2, p3, p4 &! #Reference». (Вы можете прочитать последнюю часть этого фильтра как «покажите мне все задачи p4, которых нет в моем эталонном проекте».)

Работа с каждым квадрантом

После того, как вы настроили Todoist для работы с методом Эйзенхауэра, вы можете приступить к оценке своих задач.Щелкните новые фильтры Матрицы Эйзенхауэра, чтобы просмотреть свои задачи по квадрантам.

Для Q1: Важно и срочные, p1:

Для Q2: Важно и не срочно, p2:

Для Q3: неважные и срочные, p3:

• Делегат как много задач, как вы возможный. Чтобы делегировать их в Todoist, вы можете делиться проектами с кем угодно, назначать задачи, устанавливать крайние сроки, загружать файлы и обсуждать детали задач с соавторами в комментариях.

Q4: Неважно и не срочно, p4:

---

Когда вы сталкиваетесь с набором задач, как вы решаете, какие из них выполнять в первую очередь? Вы выбираете задачу, которая приблизит вас к вашим долгосрочным целям? Или вы уделяете внимание самому важному пункту в вашем списке?

Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы избежать ловушки простой срочности и делать больше того, что для вас важно.

Матрица Эйзенхауэра — мужчины нового уровня

Матрица Эйзенхауэра — отличный метод принятия решений, позволяющий понять, что срочно, а что нет.важный. Это поможет вам стать более продуктивным и эффективным.

Приблизительное время прочтения: 9 минут

Мы получаем комиссию за покупки, сделанные по ссылкам на этой странице. Для получения дополнительной информации прочтите «Раскрытие информации для аффилированных лиц».

Что такое матрица Эйзенхауэра?

«У меня есть два вида проблем: срочные и важные. Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». -Дуайт Д. Эйзенхауэр, 34-й президент США

Матрица Эйзенхауэра также называется Матрицей срочно-важных.

Это эффективный инструмент, который помогает вам выбирать между задачами и расставлять приоритеты, заслуживающие вашего полного внимания.

Этот метод также помогает справляться с неожиданными событиями, что приводит к лучшим результатам и реакции.

Помогая вам отличить срочное от важного, вы повышаете свою продуктивность.

Инструмент для принятия решений был назван в честь 34-го президента США, а до этого пятизвездочного генерала армии во время Второй мировой войны Дуайта Д.Эйзенхауэр.

Если вы постоянно чувствуете себя занятым и неэффективным, Матрица Эйзенхауэра поможет вам понять, как добиться большего.

Это также поможет вам достичь ваших долгосрочных целей, научиться делегировать свою работу и выстраивать границы, говоря «нет».

Срочно или важно

Фото любезно предоставлено Unsplash

. Важно понимать разницу между срочным и важным.

Срочно относится к тому, что требует немедленного внимания и часто является незапланированным.Срочность заставляет вас реагировать, спешить и защищаться.

С другой стороны, что-то важное согласуется с долгосрочными целями. Бывают случаи, когда важные дела срочны, но это не так уж часто.

Сосредоточившись на важных задачах, вы сможете сохранять спокойствие и уравновешенность в сложных ситуациях.

Квадрант 1: Срочно и важно

Срочные и важные задачи нужно выполнять моментально. В противном случае будут негативные последствия.

Ниже приведены примеры срочных и важных:

• Неожиданные проблемы в машине или доме.
• Последний срок или порученный вам проект.
• Насущные проблемы или жалобы клиентов.
• Кризис любого типа.

Задача, которая считается срочной и важной, часто исходит из внешнего источника или является результатом вашего промедления.

Вещи в этом квадранте неизбежны, потому что они могут включать что-то, что находится вне вашего контроля.

Научитесь планировать и выделять время каждый день для неожиданных событий.

Если вы проводите слишком много времени за срочными и важными делами, вы почувствуете себя подавленным, напряженным, и это может привести к чувству сгорания.

Квадрант 2: Не срочно и важно

Задача, которая не срочна, но важна, поможет вам достичь долгосрочных целей. У этих задач может не быть крайнего срока или, по крайней мере, не срочного.

Ниже приведены примеры важных, но несрочных задач:

• Изучение новых навыков.
• Личная гигиена и здоровье.
• Долгосрочное и краткосрочное планирование.
• Построение и поддержание отношений.
• Образование и обучение.
• Анализ и планирование ваших финансов.
• Создание новых стратегий.

Если что-то важно и не срочно, это нужно запланировать. Планирование задачи гарантирует, что у вас будет время и место для ее выполнения.

Большую часть времени следует тратить на выполнение важных и несрочных задач.

Он обеспечит достижение ваших целей и задач, не отвлекая вас, и проактивно выполняя срочные и важные задачи.

Квадрант 3: Срочно и неважно

Срочные и неважные задачи требуют вашего немедленного внимания. Они также не продвигают вас к вашим долгосрочным целям.

Проблема с этим квадрантом в том, что вы думаете, что это важно, но это не так.

Ниже приведены примеры срочных и не важных задач:

• Большинство электронных писем, сообщений и телефонных звонков.
• Купоны и маркетинговая тактика.
• Ненужные перерывы со стороны друзей, семьи или коллег.
• Проверять телефон каждый раз, когда вы получаете уведомление.
• Несколько встреч.

Если что-то срочно и не так важно, делегируйте это. Если вы беретесь за каждую неотложную задачу, и она не приближает вас к вашим целям, вы зря теряете время.

Срочные и неважные задачи будут саботировать ваш прогресс, успех и пропускную способность.

Это вызовет стресс и сделает вас несчастным.Вы выполните множество срочных задач, которые ни к чему не приведут.

Делегируйте как можно больше срочных, но неважных задач. Если вы не можете делегировать задачу, убедитесь, что вы не тратите на нее большую часть своего времени.

Квадрант 4: Не срочно и не важно

Задачи, которые не являются срочными или важными, не следует выполнять.

Они не требуют вашего немедленного внимания и не подталкивают вас к вашим целям. Эти вещи расточают время.

То, что для вас является пустой тратой времени, может понадобиться кому-то другому.Тем не менее, ниже приведены примеры вещей, которые обычно считаются расточителями времени:

• Действия, которые вы делаете, когда чего-то избегаете.
• Смотрю телевизор часами от скуки.
• Бездумная прокрутка социальных сетей.
• Идет куда-нибудь, чтобы порадовать других.
• Интернет-магазин часов.
• Неважное и непродуктивное общение.

Сокращение или устранение времени, которое вы тратите на отвлекающие факторы, повысит вашу продуктивность.Важно научиться устанавливать границы и твердо придерживаться их.

Когда вы делаете вещи, которые не являются важными или срочными, вы зря тратите время, и они отвлекают вас от выполнения действительно важных дел.

Если вы назначите время, чтобы расслабиться и расслабиться, это можно сделать намеренно.

Самое главное, чтобы эти задачи не отвлекали вас, когда вы должны заниматься целенаправленной работой.

Самооценка

Фото любезно предоставлено Unsplash

Чтобы понять, где вы проводите время, вам нужно оценить себя.Определите, что срочно, а что важно, отслеживайте свое время, задачи и время их выполнения.

После того, как вы отследите несколько дней, вы сможете увидеть закономерность и получить честную оценку того, где вы находитесь.

Если вы недовольны своими результатами, сосредоточьтесь на том, чтобы сбалансировать свое время и задачи. Запишите, что от вас требуется, и обсудите все возможные ситуации.

Если вы потратите время на прогнозирование и предотвращение проблем, вы будете лучше подготовлены к срочным и неважным задачам.

Чтобы стать более продуктивным, уделяйте время важным, но не срочным задачам и ограничивайте время отвлекающими факторами.

Советы по расстановке приоритетов

Фото любезно предоставлено Unsplash

Матрица Эйзенхауэра отлично подходит для принятия решений и определения того, где вы проводите свое время. В дополнение к этому методу избавьтесь от ненужных отвлекающих факторов.

Научитесь подвергать сомнению свои задачи и действия. Спросите себя, действительно ли вам нужно что-то делать.

Помните, лучше быть эффективным и продуктивным, чем заниматься делами, которые не продвигают вас вперед.

Следующие советы помогут вам с продуктивностью и управлением временем:

1. Запишите. Когда вы что-то записываете, это освобождает ваш разум от мыслей или задач. Будь то задача на будущее или небольшая мысль, спросите, нужно ли вам это делать, а затем запишите.
2. Совмещайте профессиональные и личные задачи. Вести один список проще, чем управлять несколькими. Это также гарантирует, что вы делаете что-то для продвижения своей карьеры и личной жизни. Вы станете уравновешенным, и в жизни не будет беспокойства.
3. Планируйте заранее. Это может быть нелегко, но это необходимо. Найдите время, чтобы спланировать свои задачи и выяснить, как расширить свои возможности. Наличие плана и составления расписания задач сделает вас более сосредоточенным. Если вы найдете способ сделать что-то лучше, не бойтесь менять свои планы.
4. Делегирование и аутсорсинг. Как только вы узнаете, где проводите свое время, подумайте, как делегировать или передать свои задачи на аутсорсинг. Это не только сэкономит ваше время, но и уменьшит стресс. Например, возможно, стоит заплатить кому-нибудь за уборку в вашем доме. Особенно, если вы можете потратить это время на эффективную работу, которая стоит больше, чем то, что вы потратите на услугу.
5. Скажи нет. Установление границ и твердость в их соблюдении позволят вам тратить время на то, что подтолкнет вас к вашим долгосрочным целям и задачам.Научитесь говорить «нет» и при этом сохранять отношения. Иногда это скорее не сейчас.

Полезные книги

Фото любезно предоставлено Unsplash

Следующие книги помогут повысить вашу продуктивность, установить границы и вдохновить на достижение большего в жизни:

Часто задаваемые вопросы

Матрица Эйзенхауэра работает?

Да, матрица Эйзенхауэра работает, потому что помогает решить, какие задачи делать, а что делегировать. Это отличный способ помочь с расстановкой приоритетов и повысить продуктивность.

Каковы четыре аспекта тайм-менеджмента?

Четыре принципа управления временем: удалить, делегировать, отложить и сделать.

Какая распространенная ошибка в тайм-менеджменте?

Распространенная ошибка в управлении временем — недооценка времени и энергии, которые потребуются для выполнения задачи. Это распространено среди амбициозных людей.

Заключение

Когда вы сталкиваетесь с неожиданными задачами или планируете свою неделю, матрица Эйзенхауэра является мощным инструментом повышения производительности, который поможет вам выбрать между срочными и срочными задачами.важный. Используйте его, чтобы не отвлекаться и достичь своих долгосрочных целей.

Дополнительные ресурсы:

Показанное фото Дэвида Эма / Next Level Gents.

Срочные и важные: используйте свое время эффективно

Стратегии для разных квадрантов матрицы

Действия в вашем ВАЖНОМ И СРОЧНОМ квадранте — Есть два различных типа срочных и важных действий: Те, которые вы не могли предвидеть (то есть возможность вашей презентации от вице-президента) и другие, которые вы оставили до последней минуты.Избегайте действий в последнюю минуту, планируйте и не откладывайте на потом.

Однако такие проблемы и кризисы не всегда можно предвидеть. Поэтому оставьте в своем расписании какое-то незапланированное время, чтобы заняться неожиданными важными делами. Если у вас много срочных и важных дел, определите, какие из них можно было предвидеть, и подумайте, как вы могли бы запланировать такие действия заранее, чтобы предотвратить «скопление». В первую очередь расставьте приоритеты в своем расписании с помощью этих мероприятий — это важнейшие строительные блоки вашего календаря.Сведите к минимуму или заблокируйте перерывы в запланированное время.

НЕ ВАЖНО И СРОЧНО — Эти действия — это то, что мешает вам в достижении ваших целей и мешает вам завершить свою работу. Нужно ли вообще выполнять эти задачи? Если да, могут ли они быть отложены / перенесены или делегированы? Обычный источник таких прерываний — от других людей. Иногда уместно сказать «нет» вежливо и эффективно или побудить их решить проблему самостоятельно (см. Статью в блоге «Менеджеры используют ваши сильные стороны, чтобы избежать обезьяны» , чтобы помочь вам в этом).Как вариант, попробуйте запланировать время, когда вы будете доступны (или установите часы работы), и сообщите об этом, чтобы они не мешали вам. Часы работы могут быть запланированными регулярными встречами, когда многие потребности и проблемы в вашей команде могут быть решены одновременно).

ВАЖНО НЕ СРОЧНО — Эти действия помогут вам достичь ваших целей. Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы заняться этими делами должным образом, чтобы они не стали срочными. Не забудьте оставить достаточно времени для решения непредвиденных проблем, чтобы не отставать от графика.

НЕ ВАЖНО НЕ СРОЧНО — Эти действия отвлекают вас, и их следует избегать. Некоторые можно просто проигнорировать или отменить. Другие — это действия, которые другие люди могут хотеть от вас, но не способствуют достижению ваших собственных желаемых результатов. Научитесь говорить «нет» вежливо и эффективно, а это значит, объясните почему. Если люди видят, что вы четко понимаете свои цели и границы, они не будут просить вас делать что-то неважное в будущем. Уважение к вам, скорее всего, возрастет!

Еще 3 совета Черчилля: Задайте себе вопрос:

• Добавляю ли я важные / срочные задачи в свой список дел, которые я мог бы вместо этого делегировать, чтобы помочь моей команде расти?
• Наблюдаю ли я закономерность в члене команды, который слишком часто обращается ко мне с неотложными проблемами? Если да, научите их более эффективно распоряжаться своим временем.
• Могу ли я сказать «нет» другим и при этом сохранить отношения? Если нет, Черчилль тоже может помочь!

Наша команда Черчилля надеется, что такой подход принесет вам пользу. Если вам нужна дополнительная поддержка в области лидерства и развития команды, свяжитесь с нами.

Недавние сообщения, которые могут вам понравиться…

Разница между срочным и важным. И почему это важно.

Вы тратите слишком много времени на срочное и мало на то, что важно?

Подписка и прослушивание подкастов Apple | Spotify | Брошюровщик | Подкасты Google | Подкасты Amazon

Сегодня мы собираемся изучить матрицу управления временем Эйзенхауэра, чтобы помочь вам определить ваши срочные и важные задачи.

Давайте начнем с определения разницы между срочным и важным. И я думаю, что Стивен Кови, автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей», справляется лучше, чем я… Итак, давайте послушаем, как он разбирает разницу между срочным и важным…

«Срочные дела — это те, которые требуют немедленных действий. Это видимые проблемы, которые появляются и требуют вашего внимания СЕЙЧАС. Часто неотложные дела имеют очевидные последствия из-за невыполнения этих задач.Срочные задачи неизбежны, но слишком много времени на тушение пожара может вызвать сильный стресс и привести к выгоранию.

С другой стороны, важные вопросы — это те, которые способствуют достижению долгосрочных целей и жизненных ценностей. Эти пункты требуют планирования и продуманных действий. Когда вы сосредотачиваетесь на важных делах, вы управляете своим временем, энергией и вниманием, а не бездумно тратите эти ресурсы. Что важно, субъективно и зависит от ваших собственных ценностей и личных целей.Никто другой не может определить, что для вас важно ».

Стивен Кови

Умение определять разницу между всеми различными комбинациями срочных, несрочных, важных и неважных поможет вам определить приоритетные задачи, на которых вам нужно сосредоточиться.

Если вы можете использовать тактику, о которой мы говорим сегодня, со своим списком дел, чтобы определить, в какой квадрант матрицы попадает ваша задача, вы сможете лучше управлять своим временем. И выполняйте задачи со сроками, требующими вашего опыта.Вы можете запланировать задачи, которые важны для вас, вашей семьи, вашего роста и вашего психического здоровья. И определите, что вам следует делегировать, а что исключить, когда вы чувствуете стресс или когда ваш график кажется заполненным.

Вы в настоящее время расставляете приоритеты в своем списке дел? Или вы придаете одинаковый вес всем задачам в вашем списке? Что может сделать ваш список неповторимым или неполным?

Но вы можете подумать: «У меня нет времени на то, чтобы закончить свои задачи, поэтому у меня определенно нет дополнительного времени, чтобы разграничивать срочные и важные задачи.”

Но что, если, потратив несколько дополнительных минут, вы почувствуете себя лучше. Вы можете научиться удалять напрасные траты времени, которые мешают вам тратить время на то, что вам нравится, или с семьей и друзьями.

Вы можете выработать ритм ежедневного распорядка дел. И тратьте меньше времени на работу, потому что задачи, которым вы посвящаете свое время, оказывают большее влияние на ваш бизнес и вашу семью. И вы освободите место в своем графике для личных проектов, которые улучшат вашу жизнь, улучшат ваше здоровье или просто сделают вас счастливым.

Сколько еще подарков вы можете показать своим клиентам, коллегам и семье, когда чувствуете себя выполненным и удовлетворенным? Вы знаете, что это несложно… вы хотите эту жизнь. И ты можешь это получить.

Как определить, что срочно и важно

Вам просто нужно попрактиковаться в расстановке приоритетов. Итак, давайте подробно рассмотрим, как вы определяете, какие задачи являются срочными и важными. Ваши задачи попадут в одну из 4 категорий:

• Срочно и важно
• Не срочно и важно
• Срочно и не важно
• Не срочно и не важно

Срочные и важные задачи требуют от вас принятия мер, потому что есть крайний срок или последствия, если вы этого не сделаете завершите их.Это может быть оплата счетов, работа на клиента или замена масла в машине. Если бы вы слышали мою серию на прошлой неделе о четырех аспектах управления временем, эти срочные и важные задачи попали бы в категорию «Сделайте это». Это нужно сделать, и если этого не сделать, это не уйдет, это лишь отсрочит последствие. Так что просто сделай это.

Далее у нас есть важные, но не срочные задачи … эти задачи помогут вам достичь общих деловых, личных или семейных целей. Но обычно у них нет срока или последствий.И поэтому мы откладываем их в пользу тех задач, которые ЯВЛЯЮТСЯ срочными. Но часто эти действия оказывают наибольшее влияние на достижение наших целей, даже больше, чем неотложные задачи. Поддержание своего психического и физического здоровья в порядке, времяпрепровождение с семьей или с самими собой, обучение новым навыкам или рост нашего сообщества имеют огромное влияние на наш успех. Однако мы часто пренебрегаем этими важными задачами. Так как же это исправить? Мы планируем для этого время. Включите это в расписание. Назначьте свидание.

И теперь вы можете подумать: «Но если мне нужно сделать срочное, а я должен запланировать важное, я не смогу все это сделать».А-ха… Даю Квадрант 3. Срочные, но не важные задачи…

Магия квадранта 3 в том, что он не требует вашей конкретной области гения. Это задачи, которые вы делегируете, чтобы облегчить часть вашего расписания. Конечно, если не мыть посуду, есть последствия, но нужны ли для этого руки? Или вы могли бы попросить свою семью о помощи? Можете ли вы передать свои социальные сети или бухгалтерию кому-то другому? Можете ли вы отключить уведомления для своей электронной почты или текстовых сообщений, чтобы контролировать, что срочно? Если это действительно срочно и важно, если есть крайний срок или последствия, это часть вашего квадранта 1.Вы знаете, что это значит для вас. Не позволяйте никому определять ваши приоритеты.

И, наконец, четвертый квадрант — это ваши несрочные и не важные задачи. Технически они попадают в категорию «Удалить». (Хотя я не думаю, что у многих из нас есть задачи из четвертого квадранта, такие как бесконечная прокрутка социальных сетей или просмотр 12 часов Netflix в нашем списке дел.) Вы действительно заслуживаете простоя. Но не мешает ли время простоя не срочным, не важным задачам выполнить задачу, которую вы считаете важной? Нравится заниматься спортом? Или проводить время с семьей? Или овладеваете новым навыком? Важный не обязательно означает «работа» на просмотр.Это может просто означать задачу, которую вы решили, это что-то ценное для вашей жизни. И если у вас есть выбор, разве вы не хотите выбрать что-то ценное?

Хорошо, давайте сделаем небольшой обзор, прежде чем приступить к расстановке приоритетов в списке дел. Вот разбивка того, что срочно, что важно, а что нет:

• Квадрант 1 — Ваши Срочные и Важные задачи. Приближается крайний срок или последствия бездействия. Вы должны выполнить эти задачи как можно скорее.
• Квадрант 2 — это ваши важные, а не срочные задачи. Вещи, которые улучшают вашу жизнь или бизнес, например, упражнения, времяпрепровождение с семьей или общение с другими владельцами бизнеса. Включите эти задачи в свое расписание в определенное время.
• Квадрант 3 — ваши срочные, но не важные задачи. Эти действия необходимо будет выполнить, но для этого не потребуется специальных знаний. Или может казаться, что это нужно сделать СЕЙЧАС, потому что человек, отправляющий электронное письмо, текстовое сообщение или просящий вас о помощи, назначает крайний срок на своих условиях, а не на ваших.Это задачи, которые вы можете делегировать или отложить.
• Квадрант 4 не срочно и не важно. Удалите эти задачи из своего распорядка. Или, по крайней мере, оттолкните их, пока не закончите срочное и важное для дня.

---

Нужна дополнительная поддержка в создании вашей лучшей семейной жизни? Хотите создать надежный и простой план , чтобы выполнять свою работу и получать удовольствие ? Давайте перейдем к бесплатному и бесплатному 15-минутному телефону , чтобы узнать, как я могу помочь вам почувствовать больше удовольствия и удовлетворения на работе и дома.