Вирт пример переписки: Вирт по переписке что написать примеры

Используйте это руководство в качестве дополнения к Федеральному руководству по простому языку Federal Plain Language Guidelines.

Определите свою аудиторию

По письму легко определить вашу аудиторию; Обычно это человек, которому вы пишете. Однако вы также должны учитывать любые дополнительные читатели. Например, если вы пишете члену конгресса о проблеме учредителя, офис члена может приложить сопроводительное письмо и отправить его избирателю без каких-либо дополнительных объяснений.Следовательно, вы должны писать так, чтобы обе аудитории поняли ваше письмо.

Упорядочивайте письма в соответствии с потребностями пользователей

После того, как вы определились с вашими читателями и что им нужно знать, следующий шаг — представить информацию в таком порядке, чтобы ее было легче понять. Хотя буквы будут отличаться в зависимости от аудитории или темы, в вашем письме обычно должны быть одни и те же основные элементы:

Начать с основного сообщения

Всегда начинайте с основного сообщения.Некоторые люди считают, что плохие новости следует похоронить. Но исследования показывают, что читатели всегда будут искать прибыль. Когда вы закапываете основное сообщение, вы только усложняете его читателям.

Читатели Департамента по делам ветеранов привели этот пример. Когда сообщение было закопано, читатели научились переходить на вторую страницу в поисках старого и нового рейтинга. Если их рейтинг не изменился, они знали, что их запрос был отклонен:

Письма могут нуждаться в сочувственном вскрытии

Исследования показывают, что тон письма влияет на то, насколько оно читается.Холодное механическое письмо может заставить читателей отключиться, прежде чем они прочитают ваше сообщение. Это не означает, что мы пишем клиенту так же, как пишем родственнику. Но это означает, что вы должны использовать сострадание и здравый смысл.

После основного сообщения используйте обзорное предложение

Обзорное предложение касается содержания. Это одно предложение, которое действует как своего рода оглавление. Если основное сообщение — : «Вам отказано в льготах. . . »; обзорное предложение может быть таким: «В этом письме объясняется, почему мы отказали вам в льготах, что вы можете сделать, если считаете, что мы ошибаемся, и сколько времени вам придется подавать повторно.”Вы должны представить информацию в письме в том же порядке, что и в обзорном предложении.

Считайте свое письмо руководством, чтобы добраться из пункта А в пункт Б.

• Обзорное предложение похоже на указания, которые говорят читателю, что искать в пути.
• В более длинных буквах используйте заголовки в качестве дорожных знаков, которые сообщают читателю, когда он туда доберется.

Буквенные заголовки

Заголовки вопросов особенно полезны в ваших письмах, потому что они содержат вопросы, которые задают читатели, и направляют читателей к ответам.Заголовки заявлений — следующий лучший выбор, потому что они по-прежнему очень конкретны. Заголовки тем являются наиболее формальными, поэтому руководству с ними удобнее.

Используйте местоимения

В письмах особенно важно заинтересовать читателя использованием местоимений. Обращайтесь к читателю как к себе, но не, если это звучит обличительно или оскорбительно. Это не значит, что вы должны писать письмо пассивным тоном. Вместо этого сделайте акцент на агентстве, используя «мы».

Выберите подходящий тон для ваших писем

Убедитесь, что ваш тон не отвлекает ваших читателей и не мешает им отвечать на ваши документы так, как вам нужно. Тон важен во всех документах, но особенно в письмах и объявлениях.Тон вашего письма будет отражать ваше отношение к читателю. Хотя вы его не слышите, тон письма имеет такой же эффект, как и когда вы с кем-то разговариваете. Как вы реагируете, когда с вами разговаривают холодным тоном? Вы отключаетесь от разговора; обращайте больше внимания на тон, чем на содержание; или уйти? Читатели делают то же самое. Когда тон письма холодный или резкий, читатели часто откладывают письмо и поднимают трубку.

Создайте профессиональный, сострадательный тон

Существует несколько различных техник, которые вы можете использовать для создания профессионального сочувственного тона, в зависимости от содержания вашего письма:

• Сосредоточьтесь на читателе, используя себя и активный голос,
• При необходимости используйте сочувственное отверстие,
• Извинитесь, если вы сделали что-то не так; и
• Используйте такие термины, как «сожалеем» или «к сожалению»; при доставке плохих новостей.

Используйте себя и активный голос в письмах, чтобы сосредоточиться на читателе

Один из худших нарушителей тона в правительственной литературе относится к людям, как если бы они были неодушевленными предметами. Ничто так не отталкивает людей, как то, что с ними разговаривают, как если бы они были просто числом. В приведенном ниже примере единственными двумя изменениями в предложениях являются использование слова «вы» и активного голоса.

Чувствуете разницу в тоне?

Используйте сочувственное открытие

Используйте сочувственное отверстие только при необходимости. Например, если вы пишете недавно вдове, которая задает вопросы о пособиях, вы можете начать письмо со слов: «Нам очень жаль слышать о смерти вашего мужа». Если, однако, это четвертое письмо, которое вы отправили той же вдове, не добавляйте строку наизусть.

извиниться

Если вы пишете, чтобы исправить ошибку, допущенную вашим агентством, вам следует начать с извинений за ошибку. Или, по крайней мере, признайте, что допустили ошибку. И, пожалуйста, делайте это активным голосом.

Симпатическое отверстие должно быть не более одной или двух строк.Сочувственное начало важно, но оно не должно скрывать основной посыл.

Доносить плохие новости

Сообщая плохие новости, это помогает смягчить ситуацию, добавляя к заявлению такие слова, как «мы сожалеем», «нам очень жаль» или «к сожалению». Например, вы можете написать: «К сожалению, мы не можем одобрить вашу заявку».

В каждой ситуации вы должны определить, какой термин вам удобнее. Обязательно ли сообщать плохие новости таким образом? Нет.Но он задает тон, который может удержать читателя от чтения. И если задуматься, то мы обычно решаем проблемы лично. При личной встрече мы часто говорим: «Извините, но вы не имеете права на это пособие». Но часто в письмах мы сразу говорим: «Вы не подходите для этого». Какую версию вы бы предпочли получить?

Напряжение в письмах

Хотя обычно вам следует писать в настоящем времени, письма могут потребовать, чтобы вы рассказали историю в том времени, в котором она произошла.Однако если вы даете инструкции, читателям проще всего понять настоящее время.

Выражение требований

Хотя в целом мы предпочитаем must как самый ясный способ выразить обязательство, в письме мы должны учитывать тон. Вы можете использовать одно из следующих действий, чтобы четко передать свое сообщение, в зависимости от того, какое отношение вы хотите передать своим читателям. Например:

• Чтобы подать заявление на получение пособия, вам необходимо набрать , чтобы заполнить эту форму.
• Вы должны на отправить нам эту информацию в течение 30 дней.
• Вы должны оплатить этот счет, иначе мы лишим права выкупа вашего дома.

Первое предложение наименее убедительно; третий — самый сильный. Но даже если вы не используете «must» в качестве требования, избегайте should _._

Разделите свои письма на короткие части и используйте много информативных заголовков

Заголовки помогут вам сделать разделы короткими, особенно если заголовки очень конкретны.Посмотрите на свое письмо, когда оно будет завершено. Если вы видите слишком длинные разделы, проверьте, все ли в этом разделе относятся к вашему заголовку. В противном случае это обычно означает, что либо ваш заголовок слишком общий, либо вы сгруппировали информацию под заголовком, который ему не принадлежит.

Слишком общий

Полезные заголовки

Заголовки полезны, потому что они направляют читателя к поиску информации. Они также полезны, потому что помогают писателю организовать работу.

Заголовки бывают нескольких типов, включая темы, утверждения и вопросы. Все эти заголовки помогают обрисовать документ как для читателя, так и для писателя. Примером заголовка темы является «Информация о преимуществах». Пример выписки…

Конкретно и лаконично

Чем полезны заголовки?

Заголовки полезны, потому что они направляют читателя к поиску информации. Они также полезны, потому что помогают писателю организовать работу.

Заголовки помогают очертить документ как для читателя, так и для писателя.

бывают нескольких типов, в том числе:

• тема
Заявление
• вопросов

Примером заголовка темы является «Информация о преимуществах». Пример заголовка выписки:…

Ограничить каждый абзац одной темой

Ограничение абзацев одной идеей — важный ключ к ясности. Вот отрывок из письма администрации ветеранов. Письмо и переписывание взяты из их ReaderFocus Writing Handbook .В первом примере оригинал в одном абзаце не только ошеломляет, но и сложно понять, на что вы имеете право, не прочитав его несколько раз.

Пример одного абзаца

В первом примере в абзаце содержится так много информации, что трудно что-либо понять.

Если из-за вашего активного военного статуса вы столкнетесь с сокращением дохода и столкнетесь с трудностями в выполнении своих обязательств по ипотеке, Закон предусматривает, что процентная ставка по вашей ипотеке может быть снижена до 6 процентов в год до периода вашей активной деятельности. долг закончился.Вы не понесете никаких штрафов или обязательств по выплате прощенной суммы процентов. Поэтому вам следует сообщить держателю ипотечного кредита (или его агенту) о вашей неспособности продолжать выплаты, предусмотренные вашим ипотечным договором. Если вы уже задержали свои ежемесячные платежи, держатель вашего кредита может отложить выплату просроченной суммы до окончания периода активной службы, и в это время вам следует принять меры для графика погашения.

Пример из двух абзацев

Во втором примере информация разбита на два отдельных параграфа: один о типе защиты, которую вы можете получить; другой о том, как пройти квалификацию.Обратите внимание, что за первым абзацем еще легче следить, потому что он использует вертикальный список.

Это защита, которую вы можете получить до истечения срока вашей активной службы:

• Ваш ипотечный держатель может снизить вашу годовую процентную ставку до 6%.
• Вам не придется платить штраф или прощенные проценты (сумма выше 6% ставки).
• Ваш держатель ипотеки может отложить выплату любых денег, которые вы теперь должны.

Чтобы иметь право на эту защиту, вы должны сообщить держателю ипотечного кредита, что вы потеряете доход, пока находитесь на активной службе, и вам будет сложно поддерживать выплаты по ипотеке. Вам также следует составить график погашения.

Напоминание: Не забудьте показать держателю ипотечного кредита копию вашего распоряжения, чтобы сообщить об этом в действующую службу.

Используйте много списков в письмах

Вертикальные списки выделяют важные темы и позволяют читателю определить все элементы в серии требований или процедур.Они могут быть особенно важны в письмах. В приведенном ниже примере мы создали контрольный список для читателя.

Перед

Когда вы приходите в класс, вы должны принести планшет, ручку или карандаш, форму, которую вы только что заполнили, две копии вашего 171 и резюме, если оно у вас есть.

После

Приходя на занятия, вы должны принести следующее:

• Планшет
• Ручка или карандаш
• Форма, которую вы только что заполнили
• Две копии вашего 171
• Резюме (если есть)

Теория атрибуции — ситуативная и диспозиционная

1. Социальная психология
2. Теория атрибуции

Теория атрибуции

Автор: Dr.Сол МакЛеод, опубликовано в 2012 г.

Теория атрибуции связана с тем, как обычные люди объясняют причины поведения и событий. Например, кто-то злится из-за того, что он вспыльчивый, или из-за того, что случилось что-то плохое?

Формальное определение дано Фиске и Тейлором (1991, стр. 23):

«Теория атрибуции имеет дело с тем, как социальный воспринимающий использует информацию для получения причинных объяснений событий. Он исследует, какая информация собирается и как она объединяется, чтобы сформировать причинное суждение ».

Хайдер (1958) считал, что люди — наивные психологи, пытающиеся разобраться в социальном мире. Люди склонны видеть причинно-следственные связи даже там, где их нет!

Хайдер не столько разрабатывал теорию, сколько подчеркивал определенные темы, которыми занимались другие. Он выдвинул две основные идеи, которые стали влиятельными: диспозиционная (внутренняя причина) и ситуативная (внешняя причина) атрибуции.

Диспозиционная и ситуационная атрибуция

Диспозиционная и ситуационная атрибуция

1.Диспозиционная атрибуция

Когда мы объясняем поведение других, мы ищем устойчивые внутренние атрибуты, такие как черты личности. Это известно как фундаментальная ошибка атрибуции.

Например, мы связываем поведение человека с его личностью, мотивами или убеждениями.

2. Ситуационная атрибуция

Когда мы пытаемся объяснить собственное поведение, мы склонны делать внешние атрибуты, например, ситуативные или средовые особенности.

Теория вывода корреспондентов Джонса и Дэвиса

Теория вывода корреспондентов Джонса и Дэвиса

Джонс и Дэвис (1965) считали, что люди уделяют особое внимание преднамеренному поведению (в отличие от случайного или бездумного поведения).

Теория Джонса и Дэвиса помогает нам понять процесс внутренней атрибуции.Они говорят, что мы склонны делать это, когда видим соответствие между мотивом и поведением. Например, когда мы видим соответствие между кем-то, ведущим себя дружелюбно, и дружелюбным человеком.

Диспозиционная (т. Е. Внутренняя) атрибуция предоставляет нам информацию, на основе которой мы можем делать прогнозы о будущем поведении человека. Соответствующая теория вывода описывает условия, при которых мы создаем диспозиционные атрибуты поведения, которое мы воспринимаем как намеренное.

Дэвис использовал термин «корреспондирующий вывод» для обозначения случая, когда наблюдатель делает вывод, что поведение человека совпадает или соответствует его личности. Это термин, альтернативный диспозиционной атрибуции.

Итак, что заставляет нас сделать соответствующий вывод? Джонс и Дэвис говорят, что мы опираемся на пять источников информации:

1. Выбор : если поведение выбирается свободно, считается, что оно обусловлено внутренними (предрасположенными) факторами.
2. Случайное и преднамеренное поведение : Преднамеренное поведение может быть связано с личностью человека, а случайное поведение — с ситуацией / внешними причинами.
   
3. Социальная желательность : Поведение с низкой социальной желательностью (несоответствие) заставляет нас делать (внутренние) диспозиционные выводы больше, чем социально нежелательное поведение. Например, если вы наблюдаете, как человек садится в автобус и сидит на полу вместо одного из сидений.Такое поведение имеет низкую социальную привлекательность (несоответствие) и, вероятно, соответствует личности человека.
4. Гедонистическая релевантность: Если поведение другого человека явно направлено на то, чтобы принести нам пользу или причинить вред.
5. Персонализм : Если поведение другого человека кажется намеренным оказать на нас влияние, мы предполагаем, что оно «личное», а не просто побочный продукт ситуации, в которой мы оба находимся.

Модель ковариации Келли

Модель ковариации Келли

Модель ковариации Келли (1967) — самая известная теория атрибуции.Он разработал логическую модель для суждения о том, следует ли отнести конкретное действие к какой-либо характеристике (диспозиционной) человека или окружающей среде (ситуационной).

Термин «ковариация» просто означает, что человек имеет информацию из нескольких наблюдений, в разное время и в разных ситуациях, и может воспринимать ковариацию наблюдаемого эффекта и его причин.

Он утверждает, что, пытаясь обнаружить причины поведения, люди действуют как ученые. В частности, они принимают во внимание три вида доказательств.

• Консенсус : степень, в которой другие люди ведут себя одинаково в аналогичной ситуации. Например, Элисон курит сигарету, когда идет пообедать со своим другом. Если ее друг курит, ее поведение вызывает согласие. Если курит только Элисон, это низкий уровень.
• Самобытность : степень, в которой человек ведет себя одинаково в аналогичных ситуациях. Если Элисон курит только в компании друзей, ее поведение отличается от других.Если она курит в любое время и в любом месте, различимость невысока.
• Последовательность : степень, в которой человек ведет себя подобным образом каждый раз, когда возникает ситуация. Если Элисон курит только тогда, когда она гуляет с друзьями, последовательность будет высокой. Если она курит только один раз, консистенция будет низкой.

Давайте рассмотрим пример, который поможет понять его особую теорию атрибуции. Наш объект зовется Том. Его поведение — смех. Том смеется над комиком.

1. Консенсус

Если все в аудитории смеются, консенсус высокий. Если только Том смеется, консенсус низок.

2. Самобытность

Если Том только посмеется над этим комиком, отличительность высока. Если Том над всем смеется, то отличимость низкая.

3. Последовательность

Если Том всегда смеется над этим комиком, последовательность высока. Если Том редко смеется над этим комиком, значит, последовательность невысока.

Итак, если все будут смеяться над этим комиком, если они не будут смеяться над комиком, который следует за ним, и если этот комик всегда вызывает смех, тогда мы сделаем внешнюю атрибуцию, то есть предположим, что Том смеется, потому что комик очень смешно.

С другой стороны, если Том — единственный человек, который смеется над этим комиком, если Том смеется над всеми комиками и если Том всегда смеется над комиком, тогда мы сделаем внутреннюю атрибуцию, т. Е. Предположим, что Том смеется потому что он из тех, кто много смеется.

Итак, мы получили людей, приписывающих причинность на основе корреляции. То есть; мы видим, что две вещи идут вместе, и поэтому предполагаем, что одно вызывает другое.

Одна проблема, однако, заключается в том, что у нас может не быть достаточно информации, чтобы сделать такое суждение. Например, если мы не так хорошо знаем Тома, у нас не обязательно будет информация, чтобы узнать, является ли его поведение постоянным с течением времени. Так что же нам тогда делать?

Согласно Келли, мы опираемся на прошлый опыт и ищем либо

1) Несколько необходимых причин .Например, мы видим, как спортсменка выигрывает марафон, и мы полагаем, что она должна быть в хорошей форме, иметь высокую мотивацию, упорно тренироваться и т. Д., И что у нее должно быть все это, чтобы выиграть


2) Несколько достаточных причин . Например, мы видим, что спортсменка проваливает тест на наркотики, и мы полагаем, что она, возможно, пытается обмануть, или случайно приняла запрещенное вещество, или ее тренер обманом заставил принять его. Достаточно любой причины.

McLeod, S.А. (2012). Теория атрибуции . Просто психология. https://www.simplypsychology.org/attribution-theory.html

Фиск, С. Т. и Тейлор, С. Э. (1991). Социальное познание (2-е изд.) . Нью-Йорк: McGraw-Hill

Heider, F. (1958). Психология межличностных отношений . Нью-Йорк: Вили.

Джонс, Э. Э., и Дэвис, К. Э. (1965) От действий к диспозициям: процесс атрибуции в социальной психологии, в Л.Берковиц (ред.), Успехи в экспериментальной социальной психологии (Том 2, стр. 219-266), Нью-Йорк: Academic Press

Келли, Х. Х. (1967). Теория атрибуции в социальной психологии. В Д. Левине (ред.), Небраска Симпозиум по мотивации (Том 15, стр. 192-238). Линкольн: Университет Небраски Press.

McLeod, S.A. (2012). Теория атрибуции .Просто психология. https://www.simplypsychology.org/attribution-theory.html

CA — Анализ корреспонденции в R: Essentials — Статьи

Мы будем использовать следующие функции [в factoextra ], чтобы помочь в интерпретации и визуализация анализа соответствий:

В следующих разделах мы проиллюстрируем каждую из этих функций.

Статистическая значимость

Для интерпретации анализа соответствий первым шагом является оценка наличия значительной зависимости между строками и столбцами.

Строгий метод — использовать статистику хи-квадрат для исследования связи между переменными строки и столбца. Это отображается в верхней части отчета, созданного функцией summary (res.ca) или print (res.ca) , см. Раздел @ref (r-code-to-compute-ca). Высокий показатель хи-квадрат означает сильную связь между переменными строки и столбца.

В нашем примере связь очень значима (хи-квадрат: 1944,456, p = 0).

  # Статистика хи-квадрат
chi2  

  ## [1] 0  

Собственные значения / варианты

Напомним, что мы исследуем собственные значения, чтобы определить количество рассматриваемых осей.Собственные значения и пропорция отклонений, сохраняемых различными осями, могут быть извлечены с помощью функции get_eigenvalue () [пакет factoextra ]. Собственные значения большие для первой оси и маленькие для последующей оси.

  библиотека ("factoextra")
eig.val  

  ## собственное значение variance.percent cumulative.variance.percent
## Разм.1 0,543 48,7 48,7
## Разм.2 0,445 39.9 88,6
## Разм.3 0,127 11,4 100,0  

Собственные значения соответствуют количеству информации, сохраняемой каждой осью. Размеры упорядочены по убыванию и перечислены в соответствии с величиной отклонения, описанной в решении. Измерение 1 объясняет наибольшее расхождение в решении, за ним следует измерение 2 и так далее.

Объясненный совокупный процент получается путем сложения последовательных долей объясненной вариации для получения промежуточной суммы.Например, 48,69% плюс 39,91% равно 88,6% и так далее. Таким образом, около 88,6% вариации объясняется первыми двумя параметрами.

Собственные значения могут использоваться для определения количества осей, которые необходимо сохранить. Не существует «практического правила» для выбора количества измерений для интерпретации данных. Это зависит от исследовательского вопроса и потребностей исследователя. Например, если вас устраивает 80% объясненных общих отклонений, используйте необходимое для этого количество измерений.

Обратите внимание, что хорошее уменьшение размеров достигается, когда первые несколько измерений составляют большую часть изменчивости.

В нашем анализе первые две оси объясняют 88,6% вариации. Это приемлемо большой процент.

Альтернативный метод определения количества измерений — это посмотреть на диаграмму осыпи, которая представляет собой график собственных значений / дисперсий, упорядоченных от наибольшего к наименьшему. Количество компонентов определяется в точке, за пределами которой все остальные собственные значения относительно малы и сопоставимы по размеру.

График осыпи может быть создан с помощью функции fviz_eig () или fviz_screeplot () [пакет factoextra ].

  fviz_screeplot (res.ca, addlabels = TRUE, ylim = c (0, 50))  

Точка, в которой диаграмма осыпи показывает изгиб (так называемое «колено»), может рассматриваться как указывающая на оптимальную размерность.

Также возможно вычислить среднее собственное значение, выше которого ось должна оставаться в решении.

Наши данные содержат 13 строк и 4 столбца.

Если бы данные были случайными, ожидаемое значение собственного значения для каждой оси было бы 1 / (nrow (housetasks) -1) = 1/12 = 8,33% в единицах строк.

Точно так же средняя ось должна составлять 1 / (ncol (housetasks) -1) = 1/3 = 33,33% с точки зрения 4 столбцов.

Согласно (M. T. Bendixen 1995):

Любая ось с вкладом, большим, чем максимум из этих двух процентов, должна считаться важной и включаться в решение для интерпретации данных.

Приведенный ниже код R рисует график осыпи с красной пунктирной линией, определяющей среднее собственное значение:

  fviz_screeplot (res.ca) +
 geom_hline (yintercept = 33.33, linetype = 2, color = "red")  

Согласно приведенному выше графику, в решении следует использовать только размеры 1 и 2. Параметр 3 объясняет только 11,4% общей инерции, что ниже среднего значения eigeinvalue (33,33%) и слишком мало для дальнейшего анализа.

Обратите внимание, что вы можете использовать более двух измерений.Однако дополнительные измерения вряд ли внесут значительный вклад в интерпретацию характера связи между строками и столбцами.

Размеры 1 и 2 объясняют приблизительно 48,7% и 39,9% общей инерции соответственно. Это соответствует в сумме 88,6% общей инерции, сохраняемой двумя измерениями. Чем выше удержание, тем более тонкие исходные данные сохраняются в решении с низкой размерностью (М. Бендиксен, 2003).

Биплот

Функцию fviz_ca_biplot () [ factoextra package] можно использовать для рисования двойного графика переменных строк и столбцов.

  # repl = TRUE, чтобы избежать наложения текста (медленно, если много точек)
fviz_ca_biplot (res.ca, Repel = TRUE)  

Приведенный выше график называется симметричным графиком и показывает глобальную закономерность в данных. Строки представлены синими точками, а столбцы — красными треугольниками.

Расстояние между точками строк или столбцов дает меру их сходства (или несходства). Точки строк с аналогичным профилем закрываются на факторной карте.То же самое верно и для точек столбцов.

Этот график показывает, что:

• домашние задачи, такие как ужин, завтрак, стирка, чаще выполняются женой
• Управлением автомобилем и ремонтом занимается муж.
• ……

• Симметричный график представляет профили строк и столбцов одновременно в общем пространстве. В этом случае реально интерпретировать можно только расстояние между точками строки или расстояние между точками столбца.

• Расстояние между элементами строки и столбца не имеет значения! Вы можете делать только общие утверждения о наблюдаемой закономерности.

• Чтобы интерпретировать расстояние между точками столбца и строки, профили столбцов должны быть представлены в пространстве строк или наоборот. Этот тип карты называется asymmetric biplot и обсуждается в конце этой статьи.

Следующий шаг интерпретации — определить, какие переменные строки и столбца вносят наибольший вклад в определение различных измерений, сохраняемых в модели.

График переменных строки

Результаты

Функция get_ca_row () [в factoextra ] используется для извлечения результатов для переменных строки. Эта функция возвращает список, содержащий координаты, cos2, вклад и инерцию переменных строки:

  ряд  

  ## Анализ соответствия - Результаты для строк
## ================================================ ===
## Имя Описание
## 1 "$ Coord" "Координаты строк"
## 2 "$ cos2" "Cos2 для строк"
## 3 "$ contrib" "вклады строк"
## 4 "$ inertia" "Инерция рядов"  

Компоненты функции get_ca_row () можно использовать в построении строк следующим образом:

• строка $ координата : координаты каждой точки строки в каждом измерении (1, 2 и 3).Используется для создания диаграммы рассеяния.
• row $ cos2 : качество представления строк.
• var $ contrib : вклад строк (в%) в определение размеров.

Обратите внимание, что можно построить точки строк и раскрасить их в соответствии с i) их качеством на карте факторов (cos2) или ii) их значениями вклада в определение размеров (contrib).

Доступ к различным компонентам осуществляется следующим образом:

  # Координаты
голова (строка $ координата)
# Cos2: качество на карте фактора
голова (строка $ cos2)
# Вклады в основные компоненты
голова (строка $ contrib)  

В этом разделе мы описываем, как визуализировать только точки ряда.Затем мы выделяем строки в соответствии с i) качеством их представления на факторной карте или ii) их вкладом в измерения.

Координаты точек ряда

Код R ниже отображает координаты каждой точки строки в каждом измерении (1, 2 и 3):

  голова (ряд $ координата)  

  ## Размер 1 Размер 2 Размер 3
## Прачечная -0,992 0,495 -0,3167
## Main_meal -0,876 0,490 -0,1641
## Ужин -0,693 0,308 -0,2074
## Завтрак -0.509 0,453 0,2204
## Приведение в порядок -0,394 -0,434 -0,0942
## Блюда -0,189 -0,442 0,2669  

Используйте функцию fviz_ca_row () [in factoextra] для визуализации только точек строки:

  fviz_ca_row (res.ca, Repel = TRUE)  

Можно изменить цвет и форму точек строки, используя аргументы col.row и shape.row следующим образом:

  fviz_ca_row (res.ca, col.row = "steelblue", shape.ряд = 15)  

График выше показывает отношения между точками ряда:

• Строки с одинаковым профилем группируются вместе.
• Отрицательно коррелированные строки расположены на противоположных сторонах начала графика (противоположные квадранты).
• Расстояние между точками строк и исходной точкой измеряет качество точек строк на факторной карте. Точки строк, удаленные от начала координат, хорошо представлены на факторной карте.

Качество представления строк

Результат анализа показывает, что таблица непредвиденных обстоятельств была успешно представлена ​​в пространстве низкой размерности с использованием анализа соответствий.Двух измерений 1 и 2 достаточно, чтобы сохранить 88,6% общей инерции (вариации), содержащейся в данных.

Однако не все точки одинаково хорошо отображаются в двух измерениях.

Напомним, что качество представления строк на карте факторов называется квадратом косинуса (cos2) или квадратом корреляций.

Cos2 измеряет степень связи между строками / столбцами и определенной осью. Cos2 точек строки можно извлечь следующим образом:

  головка (ряд $ cos2, 4)  

  ## Размер 1 Размер 2 Размер 3
## Прачечная 0.740 0,185 0,0755
## Main_meal 0,742 0,232 0,0260
## Ужин 0,777 0,154 0,0697
## Завтрак 0,505 0,400 0,0948  

Значения cos2 находятся в диапазоне от 0 до 1. Сумма cos2 для строк по всем измерениям CA равна единице.

Качество представления строки или столбца в n измерениях — это просто сумма квадратов косинуса этой строки или столбца по n измерениям.

Если элемент строки хорошо представлен двумя измерениями, сумма cos2 близка к единице.Для некоторых элементов строки требуется более двух измерений для точного представления данных.

Можно раскрасить точки строк по их значениям cos2, используя аргумент col.row = "cos2" . Это создает цвета градиента, которые можно настроить с помощью аргумента gradient.cols . Например, gradient.cols = c ("белый", "синий", "красный") означает, что:

• переменные с низкими значениями cos2 будут окрашены в «белый цвет»
• переменные со средним значением cos2 будут окрашены в синий цвет.
• переменные с высокими значениями cos2 будут окрашены в красный цвет

  # Цвет по значениям cos2: качество на карте факторов
fviz_ca_row (рез.ca, col.row = "cos2",
             gradient.cols = c ("# 00AFBB", "# E7B800", "# FC4E07"),
             репел = ИСТИНА)  

Обратите внимание, что также можно изменить прозрачность точек строки в соответствии с их значениями cos2, используя параметр alpha.row = "cos2" . Например, введите это:

  # Меняем прозрачность по значениям cos2
fviz_ca_row (res.ca, alpha.row = "cos2")  

Вы можете визуализировать cos2 точек строки по всем измерениям с помощью пакета corrplot:

  библиотека ("заговор")
corrplot (строка $ cos2, равно.corr = FALSE)  

Также возможно создать гистограмму строк cos2 с помощью функции fviz_cos2 () [в factoextra ]:

  # Cos2 строк на Разм.1 и Разм.2
fviz_cos2 (res.ca, choice = "row", axes = 1: 2)  

Обратите внимание, что все точки ряда, кроме Official , хорошо представлены в первых двух измерениях. Это означает, что положение точки, соответствующей позиции Official на диаграмме рассеяния, следует интерпретировать с некоторой осторожностью.Для артикула Официальный вероятно необходимо решение более высокой размерности.

Вклады строк в размерность

Вклад строк (в%) в определение размеров можно извлечь следующим образом:

  головка (ряд $ contrib)  

  ## Размер 1 Размер 2 Размер 3
## Прачечная 18,287 5,56 7,968
## Main_meal 12,389 4,74 1,859
## Ужин 5,471 1,32 2,097
## Завтрак 3.825 3.70 3.069
## Уборка 1.998 2,97 0,489
## Блюда 0,426 2,84 3,634  

Переменные строки с большим значением вносят наибольший вклад в определение размеров.

• Строки, которые вносят наибольший вклад в размер 1 и размер 2, являются наиболее важными для объяснения изменчивости набора данных.
• Строки, которые не вносят большой вклад в какое-либо измерение или которые вносят вклад в последние измерения, менее важны.

Можно использовать функцию corrplot () [пакет corrplot], чтобы выделить наиболее важные точки строк для каждого измерения:

  библиотека ("заговор")
corrplot (строка $ contrib, есть.corr = FALSE)  

Функцию fviz_contrib () [пакет factoextra] можно использовать для построения столбчатой ​​диаграммы вкладов строк. Если ваши данные содержат много строк, вы можете решить отображать только самые важные из них. В приведенном ниже коде R показаны 10 верхних строк, участвующих в измерениях:

  # Вклад строк в измерение 1
fviz_contrib (res.ca, choice = "row", axes = 1, top = 10)
# Вклад строк в измерение 2
fviz_contrib (res.ca, choice = "row", axes = 2, top = 10)  

Суммарный вклад в размерность 1 и 2 можно получить следующим образом:

  # Общий вклад в измерения 1 и 2
fviz_contrib (рез.ca, choice = "row", axes = 1: 2, top = 10)  

Красная пунктирная линия на графике выше указывает ожидаемое среднее значение, если вклады были одинаковыми. Расчет ожидаемой стоимости вклада при нулевой гипотезе подробно описан в главе, посвященной анализу главных компонентов (@ref (Main-component-analysis)).

Видно, что:

• элементы строки Ремонт, Прачечная, Основное питание и Вождение являются наиболее важными в определении первого измерения.
• элементы строки Отпуск и ремонт вносят наибольший вклад в размер 2.

Наиболее важные (или участвующие) точки ряда могут быть выделены на диаграмме разброса следующим образом:

  fviz_ca_row (res.ca, col.row = "contrib",
             gradient.cols = c ("# 00AFBB", "# E7B800", "# FC4E07"),
             репел = ИСТИНА)  

Диаграмма разброса дает представление о том, какой полюс измерений фактически вносят категории строк.Очевидно, что категории строк «Ремонт» и «Вождение» вносят важный вклад в положительный полюс первого измерения, в то время как категории «Прачечная» и «Основное питание» вносят основной вклад в отрицательный полюс первого измерения; так далее, ….

Другими словами, размер 1 в основном определяется оппозицией Ремонт и Вождение (положительный полюс) и Прачечная и Основное питание (отрицательный полюс).

Обратите внимание, что также можно управлять прозрачностью точек строк в соответствии с их значениями вклада с помощью опции alpha.row = "contrib" . Например, введите это:

  # Изменяем прозрачность значениями contrib
fviz_ca_row (res.ca, alpha.row = "contrib",
             репел = ИСТИНА)  

График переменных столбца

Результаты

Функция get_ca_col () [в factoextra ] используется для извлечения результатов для переменных столбца. Эта функция возвращает список, содержащий координаты, cos2, вклад и инерцию переменных столбцов:

  столб  

  ## Анализ соответствия - Результаты для столбцов
## ================================================ ===
## Имя Описание
## 1 "$ Coord" "Координаты столбцов"
## 2 "$ cos2" "Cos2 для столбцов"
## 3 "$ contrib" "вклад столбцов"
## 4 "$ inertia" "Инерция колонн"  

Результат для столбцов дает ту же информацию, что и для строк.По этой причине мы просто отобразим результат для столбцов в этом разделе с очень кратким комментарием.

Чтобы получить доступ к различным компонентам, используйте это:

  # Координаты точек колонны
голова (столбец $ координата)
# Качество представления
напор (col $ cos2)
# Вклад
голова (col $ contrib)  

Земельные участки: качество и вклад

fviz_ca_col () используется для построения графика точек столбца. Чтобы создать простой сюжет, введите:

  fviz_ca_col (рез.ок)  

Как и точки строк, точки столбцов также можно раскрасить по их значениям cos2:

  fviz_ca_col (res.ca, col.col = "cos2",
             gradient.cols = c ("# 00AFBB", "# E7B800", "# FC4E07"),
             репел = ИСТИНА)  

Код R ниже создает штриховой график столбцов cos2:

  fviz_cos2 (res.ca, choice = "col", axes = 1: 2)  

Напомним, что значение cos2 находится между 0 и 1.Cos2, близкий к 1, соответствует переменным столбца / строки, которые хорошо представлены на факторной карте.

Обратите внимание, что только элемент столбца «Чередование» не очень хорошо отображается в первых двух измерениях. Положение этого предмета следует интерпретировать с осторожностью в пространстве, образованном размерами 1 и 2.

Чтобы визуализировать вклад строк в первые два измерения, введите:

  fviz_contrib (res.ca, choice = "col", axes = 1: 2)  

Варианты двойного слота

Biplot — это графическое отображение строк и столбцов в 2 или 3 измерениях.Мы уже описали, как создавать биплоты CA в разделе @ref (ca-biplot). Здесь мы опишем различные типы биплотов CA.

Симметричный биплот

Как упоминалось выше, стандартный график анализа соответствий представляет собой симметричный биплот , в котором строки (синие точки) и столбцы (красные треугольники) представлены в одном пространстве с использованием основных координат . Эти координаты представляют собой профили строк и столбцов. В этом случае реально интерпретировать можно только расстояние между точками строки или расстояние между точками столбца.

При симметричном графике расстояние между строками и столбцами невозможно интерпретировать. О шаблоне можно сделать только общие утверждения.

  fviz_ca_biplot (res.ca, Repel = TRUE)  

Обратите внимание, что для интерпретации расстояния между точками столбца и точками строки проще всего создать асимметричный график . Это означает, что профили столбцов должны быть представлены в пространстве строк или наоборот.

Асимметричный биплот

Чтобы создать асимметричный биплот , точки строк (или столбцов) строятся по стандартным координатам (S), а профили столбцов (или строк) строятся по основным координатам (P) (M.Бендиксен 2003).

Для данной оси стандартные и основные координаты связаны следующим образом:

P = sqrt (собственное значение) X S

• P : главная координата строки (или столбца) на оси
• собственное значение : собственное значение оси

В зависимости от ситуации, другие типы отображения могут быть установлены с помощью аргумента map (Nenadic and Greenacre 2007) в функции fviz_ca_biplot () [фактически экстра].

Допустимые параметры для аргумента map :

1. "rowprincipal" или "colprincipal" — это так называемые асимметричные биплоты , в которых либо строки в основных координатах, а столбцы в стандартных координатах, либо наоборот (также известные как сохраняющие метрики строк или column-metric-preserving, соответственно).

• "rowprincipal" : столбцы представлены в пространстве строк
• "colprincipal" : строки представлены в пространстве столбцов

2. «симбиплот» — и строки, и столбцы масштабируются, чтобы иметь дисперсии, равные сингулярным значениям (квадратные корни из собственных значений), что дает симметричный двоичный график , но не сохраняет метрики строк или столбцов.

3. "rowgab" или "colgab" : Асимметричные карты , предложенные Gabriel & Odoroff (Gabriel and Odoroff 1990):

• "rowgab" : строки в главных координатах и ​​столбцы в стандартных координатах, умноженные на массу.
• "colgab" : столбцы в главных координатах и ​​строки в стандартных координатах, умноженные на массу.

4. "rowgreen" или "colgreen" : так называемые биплоты вкладов , визуально отображающие наиболее важные точки (Greenacre 2006b).

• "rowgreen" : строки в главных координатах и ​​столбцы в стандартных координатах, умноженные на квадратный корень из массы.
• "colgreen" : столбцы в главных координатах и ​​строки в стандартных координатах, умноженные на квадратный корень из массы.

Приведенный ниже код R отображает стандартный асимметричный биплот :

  fviz_ca_biplot (res.ca,
               map = "rowprincipal", стрелка = c (ИСТИНА, ИСТИНА),
               репел = ИСТИНА)  

Мы использовали аргумент стрелки , который представляет собой вектор из двух логических значений, определяющих, должен ли график содержать точки (ЛОЖЬ, по умолчанию) или стрелки (ИСТИНА).Первое значение устанавливает строки, а второе значение устанавливает столбцы.

Если угол между двумя стрелками острый, то это сильная связь между соответствующей строкой и столбцом.

Чтобы интерпретировать расстояние между строками и столбцом, вы должны перпендикулярно проецировать точки строк на стрелку столбца.

Участок вклада

В стандартном симметричном биплоте (упомянутом в предыдущем разделе) трудно определить наиболее важные моменты для решения СА.

Майкл Гринакр предложил новое отображаемое масштабирование (называемое биплотом вклада), которое учитывает вклад баллов (M. Greenacre 2013). На этом экране точки, которые очень мало влияют на решение, расположены близко к центру двумерного графика и относительно не важны для интерпретации.

Двойной график вклада можно нарисовать с помощью аргумента map = «rowgreen» или map = «colgreen».

Во-первых, вы должны решить, анализировать ли вклады строк или столбцов в определение осей.

В нашем примере мы интерпретируем вклад строк в оси. Используется аргумент map = "colgreen" . В этом случае вспомните, что столбцы указаны в главных координатах, а строки — в стандартных координатах, умноженных на квадратный корень из массы. Для данной строки квадрат новой координаты на оси i является в точности вкладом этой строки в инерцию оси i.

  fviz_ca_biplot (res.ca, map = "colgreen", arrow = c (ИСТИНА, ЛОЖЬ),
               репел = ИСТИНА)  

На приведенном выше графике положение точек профиля колонны не изменилось по сравнению с положением на обычном графике.Однако расстояния между точками ряда от начала графика связаны с их вкладом в двумерную карту факторов.

Чем ближе стрелка (с точки зрения углового расстояния) к оси, тем больше вклад категории строки на этой оси относительно другой оси. Если стрелка находится посередине между ними, ее категория строки влияет на две оси в одинаковой степени.

• Очевидно, что категория «Ремонт» в строке вносит важный вклад в положительный полюс первого измерения, в то время как категории «Прачечная» и «Main_meal» вносят основной вклад в отрицательный полюс первого измерения;

• Параметр 2 в основном определяется категорией строки «Праздники».

• Категория строки «Вождение» в одинаковой степени влияет на обе оси.

Описание размеров

Чтобы легко определить точки строк и столбцов, которые наиболее связаны с основными измерениями, вы можете использовать функцию dimdesc () [в FactoMineR]. Переменные строки / столбца сортируются по их координатам в выводе dimdesc () .

  # Описание размеров
res.desc  

Описание размера 1:

  # Описание размера 1 по точкам строки
голова (рез.desc [[1]] $ row, 4)  

  ## координата
## Прачечная -0.992
## Main_meal -0,876
## Ужин -0.693
## Завтрак -0,509  

  # Описание размера 1 по столбцам
head (res.desc [[1]] $ col, 4)  

  ## координ
## Жена -0,8376
## Чередование -0.0622
## вместе 0,1494
## Муж 1.1609  

Описание измерения 2:

  # Описание размера 2 по точкам строки
рез.desc [[2]] $ row
# Описание размера 1 по столбцам
res.desc [[2]] $ col  

деловых писем: определение, типы, формат и советы!

Что приходит вам в голову, когда вы слышите термин «деловые письма»?

Угадаем!

Сама концепция деловых писем может показаться вам совершенно древней.

Вы можете задаться вопросом, отправляют ли люди вообще эти белых конвертов с модными бланками ?

Или, если это просто устаревшее понятие, замененное электронными письмами и сообщениями.

По правде говоря, в деловом мире печатные письма являются важной и важной частью любой коммуникационной стратегии.

Согласно исследованиям, офисный работник получает в среднем 121 электронное письмо в день.

Это означает, что у вашего письма больше шансов быть прочитанным, если оно доставлено через ваш почтовый ящик вместо вашего почтового ящика.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может отличиться.

Деловое письмо — это профессиональное официальное письмо, которое одна компания отправляет другой. Эти письма могут использоваться для профессиональной переписки между бизнес-клиентами, сотрудниками, заинтересованными сторонами, а также частными лицами.

Если вам нужно рассказать потенциальному клиенту о своем продукте, сотрудничать с другой компанией, убедить кого-то посетить ваше мероприятие или написать благодарственное письмо — хорошо написанное деловое письмо может отличиться.Деловые письма демонстрируют уровень профессионализма и высокого класса, однако их написание становится утомительной задачей, когда вы не знакомы с концепцией.

Какую информацию вы должны включить и насколько она должна быть формальной?

Есть ли ограничение на количество абзацев, которые вы можете написать?

Как обратиться к кому-то и как закрыть заметку?

Если у вас нет ответов на эти вопросы, значит, вы попали в нужное место.

Мы составили руководство, чтобы вы овладели искусством написания деловых писем .

Но перед этим давайте кратко рассмотрим различные типы деловых писем, которые вам, возможно, придется написать в какой-то момент вашей жизни.

Подробнее: Деловые документы: определение, типы, преимущества и шаги по их созданию!

Прежде всего, сопроводительное письмо — это одностраничный документ, который кандидаты отправляют вместе со своими резюме.Работодатель отправляется на путь величайших карьерных и жизненных достижений.

Независимо от того, являетесь ли вы студентом или опытным специалистом, сопроводительное письмо является важным документом, демонстрирующим ваши навыки, опыт и то, почему вы подходите для должности, на которую претендуете.

Советы:

• Не пытайтесь описать всю свою карьеру в сопроводительном письме. В нем должен быть тщательно подобранный сборник рассказов.
• Не указывайте навык, которого у вас на самом деле нет.Вы определенно пожалеете, когда вас попросят применить этот навык на собеседовании.
• Будьте лаконичны и по существу. У работодателя нет времени сесть и прочитать мемуары целиком.

Эти письма представляют собой формальный способ связаться с компанией или частным лицом и пригласить их на мероприятие, организованное вашей компанией.

Поскольку деловые мероприятия обычно носят формальный характер, письмо-приглашение, скорее всего, также будет формальным.Но если вы организуете случайное мероприятие, это должно быть отражено в вашем приглашении и тоне.

Подсказки:

• Напишите письмо так, чтобы оно вызвало предвкушение события.
• Четко укажите дату, время и место проведения.
• Установите дружеское продолжение, чтобы напомнить им о событии.

Подробнее: Письмо-предложение: Что это такое и как его написать?

Это письмо — способ официально выразить свое разочарование.Вы можете сообщить о неудачном опыте, плохом обслуживании клиентов или сообщить компании, что их продукция не соответствует вашим ожиданиям.

Ключ к этому письму заключается в том, что оно не должно звучать так, как будто вы придираетесь, но оно также не должно терять своей важности, если вы хотите, чтобы вас воспринимали всерьез.

Советы:

• Не становитесь слишком эмоциональными или чрезмерно злыми. Просто констатируйте факты.
• Будьте сердечны и профессиональны. Расскажите им всю историю и расскажите, как вы хотите, чтобы они исправляли свои ошибки.

Заявление об увольнении — это документ, уведомляющий вашего работодателя о том, что вы увольняетесь с работы. Независимо от того, работаете ли вы в кафе или в крупной компании, подать заявление об увольнении перед отъездом — это правильный протокол.

Также не поддавайтесь, если у вас возникнет желание отправить зажигательное заявление об увольнении! Вы можете снова пересечься с этими людьми.

Советы:

• Будьте проще, придерживайтесь фактов и не начинайте жаловаться.Письма об увольнении — не самое подходящее место для жалоб и критики.
• Поблагодарите своего начальника и / или компанию за предоставленные возможности и опишите некоторые ключевые вещи, которым вы научились на работе.
• Если вы занимаетесь влиятельной позицией, внимательно относитесь к своим словам, потому что ваше письмо, скорее всего, будет обнародовано.

Эти письма, также известные как «заказы на закупку», используются для заказа товаров или покупки материалов.Они действуют как юридическая запись, документируя сделку между покупателем и продавцом.

Эти письма обычно отправляются одним бизнесом другому, чтобы сделать заказ или изменить его.

Советы:

• Будьте краткими и ясными, чтобы избежать недоразумений или путаницы.
• Включите все, что потребуется продавцу для доставки заказа и получения оплаты.
• Предоставьте контактную информацию для будущих разговоров или последующих действий.

Эти письма предназначены для того, чтобы рекомендовать кого-то для стажировки, работы, стажировки или других подобных возможностей.

Перед тем, как нанять сотрудника, многие работодатели просят такие письма. В нем рассказывается, почему человек, о котором идет речь, следует нанять, и описываются его сильные стороны и способности.

Советы:

• Будьте честны и не соглашайтесь писать письмо незнакомому человеку.
• Используйте конкретные примеры, чтобы выделить сильные стороны, навыки и способности человека.
• Укажите, почему, по вашему мнению, кандидат преуспеет в этой должности.

Часто люди упускают из виду важность написания убедительных деловых писем, потому что эта концепция их просто не интересует. В результате люди не умеют писать деловое письмо.

Что ж, если вы в одной лодке, мы вас поддержим.

Написать четкое и краткое деловое письмо не составляет большого труда, если вы следуете установленным правилам для верстки и языка .

Подробнее: Как написать рекомендательное письмо?

Давайте научимся составлять безупречное профессиональное деловое письмо, потому что мы знаем, что вы не хотите ошибиться в формате и выглядеть неряшливо и непрофессионально!

Если вы хотите получить ответ, вы должны понимать, как правильно адресовать деловое письмо.

В этом разделе вы должны указать свой адрес, контактный номер и адрес электронной почты.

Многие люди также включают свое полное имя вверху. Однако другие думают, что в этом нет необходимости, потому что вы все равно собираетесь подписать письмо своим именем.

Хотите сэкономить время?

Что ж, если у вашей компании есть фирменный бланк, вы можете использовать его вместо того, чтобы печатать всю информацию.

Вместо того, чтобы сокращать числами, напишите дату целиком.

Когда вы пишете в американские компании, используйте американский формат даты , то есть ставьте месяц перед днем.

Пример: 20 октября 2016 г.

Укажите дату перед месяцем, если вы отправляете письмо в Великобритании или Австралии .

Пример: 20 октября 2016 г.

Это адрес, по которому будет доставлено ваше письмо.

Напишите имя получателя, его титул (г-жа/Mrs./Mr./Dr) и их адрес. Убедитесь, что вы как можно более конкретны, чтобы добраться до нужного пункта назначения.

Если вы не знаете имени человека, небольшое исследование вам не повредит! Позвоните в компанию или поговорите с сотрудниками компании, чтобы узнать название.

Пример:

Г-н Майк Браун

Исполнительный директор

XYZ, Inc.

602 Melrose Avenue

Лос-Анджелес, Калифорния

Советы:

• На случай, если вы не уверены предпочтение женщины в адресе, используйте «Ms».
• Если вы думаете, что ваш получатель использует «Dr» или имеет другое название, используйте это. (Обычно люди не против того, чтобы к ним обращались более высоким титулом, чем они на самом деле обладают, но они не хотят, чтобы к ним обращались более низким.)

Приветствие не Это не просто приветствие, это показатель уважения. Вы можете выбрать приветствие в зависимости от того, насколько хорошо вы знаете человека и контекст вашего письма.

Если вы знаете человека, которому отправляете письмо, и в большинстве случаев обращаетесь к нему по имени, вы можете использовать его имя в приветствии.(Например, Уважаемый Майк)

Однако и в этом случае есть исключения.

Рассмотрим пример.

Деканом колледжа XYZ может быть ваш дядя, но если вы пишете ему по официальному вопросу, лучше всего использовать приветствие « Декан (Фамилия)» или « Доктор (Последний Имя) », потому что есть вероятность, что другие люди обработают его письма и электронные письма.

Если вы, , не знаете кого-то , всегда используйте личный титул и его фамилию.

Если вы не уверены в чьем-либо поле , вы можете использовать его полное имя. (Например, Уважаемый Тейлор Браун)

Если вы, , не знаете, конкретно, кому вы отправляете письмо, используйте «тех, кого оно может касаться».

В любой ситуации убедитесь, что вы заканчиваете приветствие двоеточием. (Не запятая!)

Это самая важная часть вашего письма. Тело должно содержать несколько (в основном три) кратких абзаца, каждый из которых имеет четкую цель.

Если вы хотите, чтобы ваш читатель произвел наилучшее впечатление, держите свое сообщение кристально ясным.

В первом абзаце представьтесь и поясните суть вашего письма. Вы также можете упомянуть здесь взаимные связи, если получатель не знает, кто вы.

Не знаете, с чего начать?

Вы можете написать «Я пишу вам по поводу…» в качестве вступительной строки.

В следующем абзаце углубитесь в детали вашей основной мысли.

В заключительном абзаце кратко изложите свои соображения, еще раз сформулируйте цель письма и расскажите о своем запланированном курсе действий.

Совет: Старайтесь избегать длинных, извилистых предложений и переходите сразу к делу.

Здесь вы укажете, что получатель может связаться с вами или вашей командой, если у него возникнут какие-либо проблемы или вопросы. Вы также можете поблагодарить его или ее за то, что он прочитал письмо.

Убедитесь, что закрытие не превышает двух предложений!

Например, вы можете написать:

• Пожалуйста, напишите мне на (ваш адрес электронной почты), чтобы назначить встречу.Спасибо!
• Если у вас есть вопросы, не стесняйтесь звонить мне по (ваш контактный номер).

Это короткое замечание, которым заканчивается ваше письмо. У вас есть много вариантов, но выберите тот, который отражает формальность ваших отношений.

Рекомендуемые формальные закрытия включают «Искренне Ваш», «С уважением» или «Искренне».

Если ваше письмо менее формальное, , вы можете написать «Всего наилучшего», или «Спасибо», или «С уважением», или «Всего наилучшего».

Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.

Под бесплатным закрытием подпишите письмо.

Убедитесь, что вы пропустили не менее четырех строк, чтобы было достаточно места для вашей подписи. После этого введите имя, которое нужно подписать.

Вы также можете указать название должности под своим полным именем.

Вот формат:

Ваша подпись

Напечатано полное имя

Заголовок

Если вы планируете отправить что-либо вместе с вашим деловым письмом, вы можете Укажите это, просто написав приложений после подписи.

Считайте это печатной версией «пожалуйста, найдите прикрепленный » для электронных писем.

Если вы вложили много документов, составьте список, в котором получателю будет указано, что ему нужно искать в конверте.

Например:

Приложения (5): 2 брошюры и 3 листовки

Когда дело доходит до делового письма, правильного выравнивания и точной структуры недостаточно.

Нужно подобрать правильный тон.

Убедитесь, что получатель понимает намерения вашего письма.

Давайте раскроем секреты написания выдающегося делового письма!

Подробнее: Письмо с уведомлением за две недели: что это такое и как его написать? (С примерами)

Выбор слова может повысить или снизить эффективность вашего делового письма.Избегайте цветочных описаний и жаргона, если вы не уверены, что получатель поймет, о чем вы говорите.

Как однажды сказал Бенджамин Франклин: « Время — деньги. ”

Делайте буквы ясными и краткими. Переходите к делу как можно быстрее.

Держите свой тон разговорным, но профессиональным. Вы же не хотите показаться высокомерным или хвастливым?

Сохраните обычный язык для электронных писем и сообщений — ваши деловые печатные письма должны быть немного профессиональными.

С учетом сказанного, убедитесь, что вы говорите как вы. Вы же не хотите, чтобы ваше письмо выглядело как что-то написанное машиной!

Совет: Используйте глаголы с активным голосом вместо пассивного. Активный голос показывает, что вы заботитесь и несете ответственность за свои действия. (Пример: «Мы доставим его вам до 15 декабря». Не… «Ваш товар будет доставлен до 15 декабря).

Как вы уже могли понять, деловое письмо — не место для небрежности.Трижды проверьте его на наличие орфографических и грамматических ошибок.

Также не забудьте проверить написание имени получателя. Если вы напишете его неправильно, это повысит вероятность того, что ваше письмо попадет в корзину.

Любой ценой избегайте грамматических ошибок. Они предполагают, что вам не хватает профессионализма и внимания к деталям. Не забудьте также проверить орфографию, пока вы это делаете.

Да, деловые письма должны быть формальными и отформатированы определенным образом, но как только вы освоите это, вы поймете, что писать их не так. В конце концов, это не такая уж боль, особенно когда у вас есть инструмент вроде bit.ai с вами!

Благодаря своим интуитивно понятным и интегрированным инструментам Bit.ai упростил зачастую сложный и долгий процесс написания делового письма.

Используя Bit.ai, вы можете создать «живое» деловое письмо, которое выделяет ваш текст, имеет идеальный формат, приятное для глаз и приятное на вид! Вы можете легко поделиться этим письмом с получателем, внутренними командами и заинтересованными сторонами.

Лучшая часть? Вы можете работать со своей командой в режиме совместного редактирования в режиме реального времени и использовать встроенные комментарии, чтобы собрать ваших коллег в одном месте для обсуждения работы и принятия решений, связанных с вашими деловыми письмами.

Рабочие пространства Bit — это разумный способ сохранить все ваши знания и работу в одном пространстве для доступа вашей команды. Вы можете создать множество рабочих мест. Будь то для личного использования, для команд, отделов, клиентов или для всей компании.

Использование bit.ai принесет немного счастья в ваш рабочий день, а также поможет сделать деловое письмо более эффективным!

Знаете ли вы, что бумажное общение более запоминающееся и обогащающее, чем общение через экран?

Еще одна причина для отправки печатного делового письма!

Да, электронная почта может быть самым быстрым и удобным способом делового общения, но печатное деловое письмо никогда не потеряет своего очарования и эффективности.

Кроме того, теперь, когда вы знаете, что делаете, написание деловых писем станет для вас легкой прогулкой.

Разве это не проще, чем вы себе представляли?

Вы готовы написать деловое письмо с помощью bit.ai? Сообщите нам, как это происходит, написав нам в Твиттере @bit_docs.

Дополнительная информация:

План действий в чрезвычайных ситуациях: что, почему и как его создать?

Официальное письмо: что это такое и как его составить?

Бизнес-отчет: что это такое и как его написать? (Шаги и формат)

Пригласительное письмо: что это такое и как писать!

Документ о бизнес-требованиях (BRD): что, зачем и как писать?

Как написать бизнес-кейс: пошаговое руководство

Письмо об отсутствии: что это такое и как его написать?

писем поддержки (с примерами) — Zippia

Письма поддержки — важные соображения, которые необходимо учитывать при приеме на работу, поступлении в университет или организации, ищущей финансирование для поддержки своей цели.

Вы также можете столкнуться с просьбами о письмах поддержки в зависимости от вашего опыта и связей, которые у вас, возможно, сложились в течение своей карьеры.

Письма поддержки аналогичны рекомендательным письмам, которые могут быть запрошены при приеме на работу. Как правило, в письме демонстрируется надежность человека, его квалификация, навыки и аргументы в пользу того, почему этот человек лучше всего подходит для их преследования.

Для организаций он может продемонстрировать обоснование запроса, данные или отзывы, которые его поддерживают, а также обоснование необходимости запроса.

Цель этих писем относительно одинакова: убедить человека, который их читает, предпринять определенные действия.

Расскажите нам о своих целях, и мы подберем для вас подходящую работу.

Что такое письмо поддержки?

Письмо поддержки — это документ, используемый для повышения вашего авторитета с помощью стороннего отзыва. Письма поддержки необходимы студентам, предприятиям и правительствам.Для каждого письма поддержки используются по разным причинам.

Например, организация или бизнес могут искать финансирование. Правительство может подать заявку на грант для достижения определенной цели в установленный период времени. Учащийся может надеяться на то, что их примут в школу, и письмо поддержки могло бы помочь им повысить необходимое доверие.

Письма поддержки могут повысить или снизить шансы человека на получение желаемого. Вот почему вы хотите, чтобы ваши письма были одновременно эффективными и убедительными.

Убедитесь, что вы знаете, какова ваша конкретная цель, чтобы вы могли лучше всего проинструктировать повествование, пишете ли вы его или запрашиваете.

Советы по написанию эффективного письма поддержки

Поскольку это письмо очень важно, есть несколько деталей, которые вы должны принять во внимание, когда просите кого-нибудь написать письмо или написать его самостоятельно:

• Будьте короче. При составлении письма поддержки постарайтесь изложить его как можно более кратко.По возможности используйте короткие фразы и прямой язык, который быстро переходит к сути дела.

  Многие люди, знакомые с письмами поддержки, согласятся, что одностраничных писем достаточно, чтобы передать ваше сообщение убедительным образом. Однако, если вам нужно выйти за пределы одной страницы, допустимо отправить до двух страниц.

• Используйте правильное форматирование. Важное письмо требует внимания к деталям. Помните, первое впечатление — это все. Убедитесь, что вы отформатировали свое письмо, чтобы оно было максимально привлекательным и легким для чтения.

  Не стесняйтесь приложить фото вашей организации, цели, проектов или людей, которым может быть полезна запрашиваемая поддержка.

• Корректура. Поскольку первое впечатление — это все, обязательно проверяйте свое письмо на предмет орфографических или грамматических ошибок. Если ваше письмо испещрено ошибками, это подорвет доверие к нему и отпугнет вашего читателя.

  Не торопитесь, дайте письму постоять несколько дней, прежде чем вернуться к нему и взглянуть на него свежим взглядом.Убедитесь, что у вас есть вторая пара глаз на письмо, чтобы убедиться, что все ошибки обнаружены и исправлены до того, как письмо будет отправлено.

• Будьте убедительны, но не настойчивы. Поскольку это письмо убедительное, вы должны убедиться, что оно проникает в тон вашего письма. Обязательно держитесь подальше от назойливых или грубых словечек.

  Создайте скромный образ мыслей, чтобы написать уважительное, но убедительное письмо. Помните, вы просите о помощи, поэтому ваше письмо должно убедить читателя в необходимости его поддержки.

• Постарайтесь не делать упор на сбор средств. Если вы сделаете сбор средств в центре внимания вашего письма, это может навредить вашему делу. Вместо того, чтобы сосредотачиваться на деньгах, сосредоточьтесь в первую очередь на поддержке, которая вам нужна для предлагаемых проектов, например, на образовательной поддержке.

  Постарайтесь, чтобы упоминание о сборе средств было как можно короче и по существу.

• Дайте им выход. Как и в случае с любым письмом-запросом, важно, чтобы у вашего читателя был выход, если он решит не участвовать.

  Напомните им, что финансовая поддержка не является обязательством, и еще раз поблагодарите, если они решат поддержать вас и ваше дело.

Как написать письмо поддержки

Хотя написание письма поддержки может показаться простым и понятным, есть несколько деталей, о которых следует знать, прежде чем приступить к делу. Помните, написание убедительного письма — лучший шанс получить финансовую поддержку для достижения поставленной цели ». повторно пытаюсь достичь.

• Заголовок. Начните письмо поддержки с заголовка в верхнем левом углу письма. Здесь вы можете указать имя автора, название учреждения и дату написания.

  Затем укажите имя получателя и контактную информацию. Это также может включать дату, если вы того пожелаете.

• Приветствие. Поместите правильное приветствие в свое письмо и убедитесь, что вы правильно обращаетесь к получателю.Узнайте, идут ли они к доктору, миссис, мистеру или мисс, и обращайтесь к ним со словами: «Уважаемый».

• Введение. Первое, что вам нужно сделать, это представиться. Кто вы и почему это должно волновать читателя?

  Затем убедитесь, что вы четко сформулировали свои намерения в первых нескольких предложениях и подчеркнули свои отношения с кандидатом или важность вашего дела.

  Демонстрация того, что вы знакомы с предметом обсуждения и что есть ценность, которую нужно почерпнуть, — лучший способ заслужить доверие к себе.

• Корпус. В теле письма должен быть дан ответ на вопрос «Почему?» Независимо от того, каким был ученик в классе или почему необходимо финансирование новой инициативы, он должен четко и четко ответить на вопрос «почему» для читателя.

  Зачем им это нужно? Почему они должны финансировать ваше дело или принимать ваше заявление? Эта часть письма должна сократить разрыв между вами и читателем и ответить на любые важные вопросы, которые могут у них возникнуть.

• Заключение. В конце вашего письма поддержки следует резюмировать ваши ключевые моменты и повторить ценность их поддержки, предлагая при этом любые заключительные детали, которые могут повлиять на вашего читателя.

Рекомендуется, чтобы длина письма поддержки не превышала двух страниц, за исключением особых обстоятельств. Обязательно попросите или предоставьте какие-либо дополнительные сведения или требования, которые должны быть в письме, до того, как автор приступит к работе.

Письма поддержки могут иметь огромное значение для поступающих студентов или определенных причин, поэтому важно убедиться, что вы эффективно формулируете свои ключевые моменты. Используйте шаблон выше в качестве отправной точки, но постарайтесь максимально персонализировать письмо.

Создать бесплатное резюме

Создайте профессиональное резюме за считанные минуты.

Пример письма поддержки

При запросе и отправке письма поддержки могут иметь чрезвычайно большое влияние на принятие решения или на то, достоин ли ваш проект финансирования.

Рассмотрите три части: ваше вступление, которое определяет проект и то, кого вы поддерживаете, середину, которая указывает на отношения автора и усилия по финансированию, а также заключительные замечания.

Наконец, не забудьте убедиться, что все письма поддержки адресованы одному и тому же лицу по одному и тому же адресу и что вся терминология, такая как название проекта или компании, используется правильно.

Тереза ​​Моррис
Lego Company
1275 Peachtree St.NE
Атланта, Джорджия 30309

Уважаемая миссис Моррис,

Я рад написать письмо в поддержку предложения моей коллеги Алиссы Баубл о создании Клуба мальчиков и девочек Америки компании Lego для финансирования программы Choice по поощрению получения среднего образования для детей с низким доходом. Мы решительно поддерживаем эту заявку на грант и акцент на поощрении детей нашего города за счет расширения доступа к недорогим или бесплатным вариантам обучения.

Как организация, миссия которой заключается в улучшении жизни молодежи по всей Америке посредством творчества и игр, мы знаем, что ваша истинная страсть — воспитывать блестящие умы завтрашнего дня.Мы давно восхищались вашими инициативами в вашей организации по финансированию проектов, которые принесли большую пользу детям нашей страны.

Этим письмом мы подтверждаем конкретные роли и обязанности, которые мы будем выполнять в рамках этого партнерства. Если вы согласитесь на финансирование, мы ожидаем, что наша роль в этом проекте будет включать:

• Формирование подлинного партнерства для предоставления молодым людям с низкими доходами доступа к подаче заявок на стипендии или получение грантов на обучение в средней школе.

• Сбор отзывов детей о путях совершенствования в будущем.

• Изучите это развертывание как национальный эталон для моделирования других программ с потенциалом распространения по стране.

• Творческие и новаторские идеи о том, как лучше всего стимулировать членство.

Американский клуб мальчиков и девочек возьмет на себя ответственность за руководство общими целями и стратегией программы «Выбор», а также за повседневную деятельность.

Мы с нетерпением ждем возможности работать с вами в обучении молодежи наших сообществ.

С уважением,
Лара Мичиган
Старший директор, Клубная деятельность
Клуб мальчиков и девочек Америки

Никогда не упускайте возможность, которая подходит именно вам.
Начать